La mayoría, si no todas, las compañías usan tarjetas de crédito para hacer compras. Sin embargo, esto no reemplaza un proceso de PO / factura; Es como uno de una serie de canales de compra. La mayoría utiliza una combinación de los siguientes métodos para comprar bienes y servicios:
1) Orden de compra / Factura
2) Autoservicio (catálogo)
3) tarjetas de crédito corporativas
Los PO son la configuración predeterminada. El uso de autoservicio y tarjetas de crédito depende de un par de cosas: qué tan avanzada está una empresa en el uso de la tecnología habilitadora P2P y su perspectiva del riesgo (y su tolerancia) al permitir que los empleados realicen compras sin tener que pasar por el proceso de aprobación de solicitud de compra.
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Aquellos que usan autoservicio y tarjetas de crédito corporativas limitan su uso por categoría de gasto y costo de transacción. Entonces, por ejemplo, los proveedores de hardware y oficina de TI pueden ser autoservicios a través de catálogos en línea … mientras que su tarjeta de crédito no podrá comprar este tipo de productos (para garantizar el cumplimiento de las herramientas de su catálogo). En cuanto a las tarjetas de crédito, generalmente se pueden usar para cualquier transacción que no esté en una categoría prohibida hasta un límite establecido (es decir, $ 1000, $ 5000, etc.). La empresa establece el límite para sus usuarios en función de su política interna de adquisición. Las órdenes de compra se seguirán utilizando para cualquier transacción que no se encuentre dentro de estos límites.
Los principales beneficios para una empresa de autoservicio y tarjetas de crédito incluyen:
– Reduce el costo de transacción y el riesgo (tarjetas de crédito; menos proveedores para administrar)
– Impulsa el cumplimiento de los proveedores preferidos (catálogos de autoservicio)
– Proporciona información más profunda sobre lo que está comprando como empresa (análisis de gastos)
– Comisiones de devolución de efectivo (tarjetas de crédito).