Recientemente organicé mi propio festival universitario y, por lo tanto, creo que tengo alguna idea de lo que estás hablando y me gustaría presentar mis puntos de vista al respecto:
Descargo de responsabilidad: supongo que las personas que trabajan para usted son voluntarios en el sentido de que tienen otras responsabilidades que cumplir y este evento no es su única prioridad.
1) Demasiadas personas para trabajar: como organizadores / coordinadores, la mayoría de nosotros creemos que todos están tan entusiasmados con el evento como nosotros y que todos darán lo mejor de sí mismos. Lamentablemente, las cosas a menudo no salen así. El 90% de las personas que se acercan a usted para ofrecerle ayuda se retirarán en el último momento (plazos, reuniones, fiestas, etc.). Es mejor dejar que las cosas se enfríen un poco antes de que realmente calcules adecuadamente tu fuerza laboral. Una forma de hacer esto puede ser asignar tareas a las personas y ver quién termina realmente y el nivel de compromiso que muestran hacia la tarea.
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2) Necesitarás organizadores, no solo voluntarios: muchas personas te ayudarán cuando les pidas. El problema principal con esto es que con tantas otras cosas que considerar, simplemente no podrá microcontrolar cada cosa. Necesitarás personas que se hagan cargo de las responsabilidades de secciones enteras del festival (y solo acudirán a ti por razones muy específicas). Estas ‘cajas negras’ deberían (idealmente) ser su interfaz con el resto del equipo. Encontrar estas cajas negras es crucial para el éxito de cualquier evento o festival.
Mi consejo personal sobre la estimación del equipo sería: Primero estimar el número de Organizadores que tiene y solo luego estimar el tamaño neto del equipo (más organizadores => más miembros del equipo y viceversa)
3) Para aumentar el tamaño del evento o no: este es un problema que la mayoría de los organizadores y empresarios tienen que enfrentar. El escalado es algo que debe hacerse solo si puede cumplir lo que promete. Proliferar el número de eventos sin obtener el patrocinio adecuado o la participación en cada uno será una pérdida de esfuerzo y tiempo. Haga esto solo si tiene suficientes personas con las que trabajar y suficiente interés en la actividad propuesta (por supuesto, el dinero también debería estar allí).
4) Distribución del trabajo: una de las formas de garantizar la distribución del trabajo y la participación masiva es que conviertas a varias personas en los organizadores del evento. Si tienes un equipo de 3 trabajando para un evento, es probable que 2 de ellos se aflojen. Por lo tanto, encontrará automáticamente el que está buscando.
¡Espero que esto ayude!