¿Cómo se ve un documento de propuesta?

Esto es como preguntar “¿cómo se ve un libro?” Depende tremendamente de la situación. Algunas propuestas son más de 100 páginas con resúmenes ejecutivos más largos que las propuestas que envío. Warren Buffett es famoso por sus propuestas de una página.

Algunas propuestas tienen gráficos o videos lujosos, mientras que otras tienen diagramas técnicos densos o solo palabras. Algunos son electrónicos, algunos están impresos. La variación hace que sea difícil responder la pregunta.

La clave es que una propuesta es una historia, no un folleto. El prospecto es el protagonista de la historia, enfrentando un desafío que los ayudará a superar (piense en prospecto = Luke Skywalker, usted es Obi-wan). Cada párrafo, oración y palabra en una historia tiene un propósito. Si no es así, córtalo. (La mayoría de las propuestas son demasiado largas).

La historia establece el desafío y proporciona un camino creíble para la resolución.

En caso de duda, solo pregunte al cliente qué le gusta ver en una propuesta. Esto probablemente lo ayudará a cerrar más negocios que todos los expertos en Quora. 😉

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A continuación se enumera la estructura básica, lo que puede incluir un documento de propuesta:

Pagina del titulo

Su propuesta puede comenzar con una página de título, que incluye el nombre de su empresa, el nombre del cliente, la fecha de envío y cualquier declaración de privacidad o comercial relevante.

Tabla de contenido

El TOC debe entregar una hoja de ruta clara a cualquiera que lea su propuesta.

Resumen Ejecutivo

Presente su propuesta con un resumen que realmente venda su negocio (productos o servicios) y la propuesta de valor que ofrece. Debe ser convincente y sucinto, un máximo absoluto del 10% del recuento de páginas de la propuesta general, y no debe presentar ningún contenido / solución que no esté incluido en la propuesta principal.

Declaración de problema

Discuta el problema que el cliente está pasando actualmente. Aquí es donde puede mostrarle a su cliente que comprende sus necesidades y comprende los problemas que está tratando de resolver.

Enfoque y técnica (o respuesta técnica y respuesta de gestión)

Esta parte sugiere cómo piensa abordar los problemas de su cliente y los pasos que tomará para implementar sus soluciones / plan. Además, proporciona una indicación de cómo se gestionará el proyecto. También incluye detalles de quién proporcionará al proyecto para completar la tarea, y cuáles son sus experiencias y calificaciones.

Calificaciones y experiencia

Esta es la parte en la que puedes convencer al cliente de que eres la empresa más calificada para asumir el trabajo. Puede mencionar cualquier capacitación relevante o certificaciones, desempeño pasado en proyectos exitosos, experiencia relevante, etc.

Horario y puntos de referencia

Sea claro con su cliente sobre cuánto tiempo llevará implementar su solución propuesta. Esto asegurará que la relación se mantenga efectiva para ambos, y que no establezca expectativas poco realistas.

Costo / pago

Aquí es donde puede ver los hechos básicos e indicar el costo y el cronograma de pagos si es necesario. Una propuesta puede variar desde relativamente corta hasta cientos de páginas o más. Puede adaptar su documento a sus necesidades, pero si lo solicita, debe cumplir con los requisitos de solicitud del cliente.

Era redactor de propuestas para una gran consultoría global de recursos humanos y trabajé en el sector de Talento y Recompensas.

A pesar de las diferencias en nuestros productos y servicios y la duración de la propuesta (entre 3 y 200 páginas), la mayoría de nuestras propuestas seguirían una estructura muy similar. Tendrían algunas o la mayoría de estas secciones, aunque algunas de estas podrían combinarse en una sección más grande o dividirse en secciones más pequeñas. El orden de estas secciones variará dependiendo de lo que sea importante enfocarse.

Introducción o resumen ejecutivo

Esencial. Esto debe ser breve, de 1 a 3 páginas y debe tratarlo como un documento completo en sí mismo. Suponga que algunos clientes potenciales solo leerán esto en el primer pase, ¿qué desea que recuerden acerca de su propuesta? ¿Cuál es la magia que vas a dar para darles? ¿Qué resume la oferta? A algunos equipos les gustaba hacer de esto, literalmente, un documento separado, ya sea en forma de carta, o un breve documento complementario en sí mismo.

Lo que sabemos sobre el cliente.

La mayor parte de nuestro trabajo sería con clientes actuales y era importante que aprovecháramos esa relación lo más posible explicando qué tan bien los conocíamos a ellos y a su cultura. La mayoría de las personas tienden a pensar en su propia cultura de empresa como algo muy específico y diferente a la norma, y ​​convencen de que apreciamos que un copo de nieve especial fue un punto de venta útil.

Lo que sabemos / perspectivas

Dependiendo del producto o servicio, puede ser relevante tener un pensamiento general sobre lo que estábamos haciendo. Por ejemplo, para una propuesta de compensación ejecutiva, podríamos dar observaciones de la industria de la que proviene la compañía y varias tendencias que ocurren en los comités de remuneración, para una propuesta de gestión del talento, podríamos dar una explicación sobre cómo vemos la integración del manejo del talento dentro de una empresa.

Comprensión de las necesidades del cliente.

Esta no siempre sería su propia sección, pero en algún momento intentaríamos hacer una declaración de nuestras suposiciones de lo que se necesitaba. Esto era importante cuando no había un indicador claro de lo que sería necesario incluir, para no vender más o menos.

Cuál era la oferta real

Esta sería una inmersión profunda de la oferta, producto o servicio real que sería para el cliente. Esta sería una explicación de las fases del proyecto o implementación, lo que proporcionaríamos, lo que podrían esperar. Esto siempre sería la verdadera carne de la propuesta y sería mucho más detallado que lo que se mencionaría en el resumen ejecutivo.

Alcance del trabajo

Esto es diferente de las suposiciones hechas en la ‘ Comprensión de las necesidades del cliente’ , este es un intento detallado de cuantificar lo que realmente se estaba incluyendo en el proyecto y los resultados, por ejemplo, talleres, resultados, documentación. Con frecuencia, esto eventualmente sería lo que se mencionaría en el contrato. Esto también incluiría escalas de tiempo, aunque a veces se basarían en lo que era típico en un proyecto similar y se enmendaría más adelante.

¿Porque nosotros?

Esta sección trata solo de tratar de hacer que nuestra empresa se destaque de las demás. Se trataba de aprovechar nuestras fortalezas en comparación con nuestros competidores y, si fuera necesario, para mitigar lo que el mercado podría haber considerado nuestros puntos débiles.

Respuesta de RFP a preguntas de diligencia debida

Esto a veces sería una parte separada del proceso, pero también lo tendríamos como parte de la RFP. Si estaba en la RFP, tendía a ser específica de la propuesta, mientras que en la RFI solo se trataba de recopilar información sobre la empresa.

Tarifa

Esta sería una página o dos y puede cubrir varios escenarios con diferentes supuestos.

Estudios de caso

Daríamos ejemplos de dónde habíamos hecho el trabajo previamente con compañías comparables. Si es posible, estos estudios de caso también servirían como referencias, personas con las que el cliente podría contactar para una recomendación de nuestro producto o servicio.

Biografías del equipo propuesto

Esto fue más significativo para algunos trabajos que para otros. Me gustó incluir esto en todas las propuestas para dar un toque personal, con frecuencia se encontraban con 2 o 3 de las personas en la propuesta en la siguiente etapa (la presentación del lanzamiento). Sin embargo, para algunas propuestas, por ejemplo, para un proyecto de compensación ejecutiva, esto era una necesidad absoluta ya que el producto era realmente la experiencia de esas personas. Conseguir la persona adecuada que entendiera su industria habría sido la fortaleza clave y, al final, lo que estábamos vendiendo. Esto también puede incluir un organigrama para mostrar la estructura del equipo.

Uno de mis diseños de propuesta de ‘marca estándar’