Una solicitud de propuesta (RFP) puede ser una herramienta eficaz cuando se usa correctamente. Describe sus requisitos para que los proveedores potenciales puedan decirle si su producto satisface sus necesidades específicas y de qué manera. Este nivel de claridad ayuda a eliminar una gran cantidad de ruido que puede hacer que el proceso de selección sea una tarea larga y ardua. Aquí hay algunos consejos clave a tener en cuenta cuando desarrolle una solicitud de propuesta para software, pero también pueden aplicarse a otros tipos de compras.
- Asegúrese de que una solicitud de propuesta formal sea prudente: tener uno puede ayudarlo a ahorrar tiempo y agilizar el proceso, escribir uno requiere mucho esfuerzo. Omita la solicitud de propuesta si está considerando soluciones que ofrecen pruebas o demostraciones gratuitas o si trabaja para una empresa pequeña o solo necesita el software para un proyecto pequeño.
- Proporcione el contexto desde el principio: asegúrese de incluir todos los detalles pertinentes a su situación. Piense en todas las preguntas que le gustaría que el vendedor ya conozca las respuestas a las metas de su proyecto, la línea de tiempo, el software / hardware / sistema operativo existente, el ancho de banda de su departamento de TI.
- Use ‘Ingeniería inversa’ para crear una lista de requisitos: Dependiendo de su conocimiento preexistente de un mercado de software dado, a menudo puede ser difícil identificar sus requisitos y comunicarlos claramente al proveedor. Comience investigando proveedores relevantes para ver qué capacidades ofrecen sus sistemas. Ver demostraciones de productos y leer reseñas de otros usuarios puede ayudar con esto.
- Haga una hoja de cálculo de requisitos: algunas solicitudes de propuestas pueden volverse bastante ingobernables, llegando hasta 1,000 líneas de pedido. Una hoja de cálculo puede ser una herramienta organizativa maravillosa: una columna puede enumerar los requisitos y el proveedor puede completar otra con un sí, no o personalizable. También podrían dejar comentarios en una tercera columna para obtener respuestas más personalizadas.
- Separe los requisitos principales de los elementos de la lista de deseos: esto puede sonar como si dijera lo obvio, pero es fácil dejarse llevar. Desea evitar el tiempo perdido o las oportunidades perdidas. Sea honesto y riguroso al definir elementos imprescindibles.
- Cree un glosario de términos: otro paso fácil que elimina cualquier posibilidad de confusión o falta de comunicación.
- No envíe su solicitud de propuesta a demasiadas personas: cuantos más proveedores, más diluidos estén sus resultados y más trabajo tendrá en su plato cuando llegue el momento del análisis final. Comience con una investigación en profundidad para que pueda enviar con confianza la solicitud de propuesta a los 5 o 6 principales proveedores que cree que serán una buena combinación.
- No apresure las respuestas: considere cuánto tiempo y esfuerzo dedica a la solicitud de propuesta y permita lo mismo para los proveedores. Trate los cambios rápidos con un nivel saludable de escepticismo: ¿realmente tuvieron tiempo suficiente para realizar un análisis completo?
Si después de leer esto está empezando a pensar que tal vez una RFP es demasiado emprendedora, puede redactar una solicitud de información (RFI). Esta es una lista de viñetas que no es más que una página, simplemente pretende describir lo que desea lograr con el nuevo software. Para muchos compradores, el RFI es suficiente.
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Espero que esto haya sido útil. Mi empresa, Software Advice, ayuda a las empresas a encontrar el software adecuado para sus necesidades todos los días, por lo que recientemente elaboramos una guía para escribir una RFP exitosa. Si desea obtener una comprensión y una comprensión aún más profunda de los expertos, lea el informe completo: 5 consejos para escribir una solicitud de propuesta de software exitosa