¿Qué herramientas de colaboración en línea son las más efectivas para administrar un equipo en una startup?

Hay varias herramientas SaaS realmente útiles. Recomiendo probar Flokzu , es una herramienta de flujo de trabajo en la nube que permite modelar y automatizar SUS procesos de negocio utilizando una notación estándar y conocida, llamada BPMN .

Es decir, puede dibujar sus flujos de trabajo, las condiciones de las sucursales, definir su equipo (usuarios + roles), quién realiza qué actividad, cuántas horas / días tiene que completar cada tarea, etc.

Enfatizo el lado de la flexibilidad, porque en una startup, necesitará ajustar y volver a ajustar sus procesos comerciales a medida que crece y se hace más eficiente. Y, por supuesto, le permite rastrear lo que se le ha asignado a quién; cuánto tiempo lleva completar las tareas asignadas a cada miembro de su equipo, etc.

También es obligatorio tener un buen seguimiento del tiempo y una gestión de los plazos utilizando temporizadores. Por ejemplo, para alertar a los usuarios cuando se acerca la fecha límite o para iniciar una acción si se cumple la fecha límite.

Espero que esto ayude !

Otras lecturas:

• El modelado de procesos fomenta equipos colaborativos
• Mejora de la gestión del tiempo con temporizadores – Flokzu
• Biblioteca de procesos gratuita y lista para usar, que le permite tomar un modelo de flujo de trabajo que ha sido útil para otras empresas, adaptarlo a sus necesidades y comenzar a usarlo en cuestión de minutos.

Parece un poco difícil encontrar una aplicación única que cubra todas esas necesidades. Es por eso que le recomendaría que use una aplicación de administración de equipos que le permita administrar reservas y citas y una aplicación de administración de tiempo para rastrear el tiempo.
En nuestra empresa utilizamos Trello y Hubstaff:

Trello es una aplicación de gestión de equipos gratuita y muy versátil. Con Trello puedes crear tarjetas que se pueden organizar en categorías y listas. Por ejemplo, puede usar tarjetas para reservas y citas y crear alertas para no olvidarse de ellas. Trello también le permite asignar tareas a los miembros del equipo y establecer fechas de vencimiento. Puede cargar documentos y colaborar con su equipo en tiempo real.

Hubstaff es una aplicación de seguimiento de tiempo simple y confiable. Le permite establecer límites de tiempo para que los miembros de su equipo no excedan el presupuesto. Una gran característica es la nómina automática que paga a su equipo automáticamente de acuerdo con su configuración a través de su método de pago preferido, incluidos PayPal y Payoneer. La gestión de turnos también es simple si utiliza la programación de asistencia que realiza un seguimiento de la adherencia del horario de su equipo. El programa también realiza un seguimiento de los tiempos de inicio y detención del usuario. Con informes avanzados podrá saber cuánto tiempo ha pasado un usuario trabajando en un proyecto y cuál fue su nivel de actividad. Para permitirle realizar un seguimiento del progreso del usuario, puede configurar una serie de capturas de pantalla tomadas en su pantalla en un período de 10 minutos.

Le recomiendo que lea 6 aplicaciones clave de gestión de equipos para emprendedores si desea obtener más información sobre las aplicaciones de gestión de equipos.

No estoy seguro si esto cubre todo, pero aquí hay un par de herramientas que usamos:

Slack para la comunicación del equipo. Puede integrar muchos otros servicios con él, como notificaciones de GitHub, bots programadores para hacer eventos en su calendario y mucho más.

Google Apps para Gmail, Calendar, Drive y, básicamente, cualquier otro servicio que ofrezca Google. Creo que son $ 5 por usuario al mes, lo cual es justo. Puede usar el dominio de su propia empresa para las direcciones de correo electrónico, y los administradores del equipo pueden administrar fácilmente los permisos y cosas así.

Trello para gestión de proyectos. Es una alternativa divertida a servicios como JIRA.

GitHub para todo nuestro código. Creo que estamos en el plan Gold, que es de $ 100 / mes. Si desea repositorios privados, ciertamente hay opciones más baratas. Por ejemplo, el servicio Bitbucket de Atlassian es mucho más económico, pero nuestros desarrolladores prefieren GitHub porque es más familiar.

Espero que ayude. Avísame si tienes otras preguntas; Ciertamente puedo agregar a esto.

Te sugiero que eches un vistazo a ProofHub. Exactamente lo que estás buscando. Proporciona a su equipo las herramientas adecuadas para planificar con anticipación. Defina objetivos, comparta ideas y desarrolle estrategias para obtener lo mejor de su equipo. Mantenga su equipo, tiempo y tareas administrados y organizados con esta herramienta.

• Haga las cosas de forma rápida y más eficiente. El software de seguimiento de tiempo en línea en ProofHub lo ayudará a registrar cada hora que dedica a cada tarea y proyecto.

• Establezca estimaciones de tiempo: agregue las horas estimadas que cree que su equipo necesitará para completar las tareas para que luego pueda compararlas con las horas registradas reales.

• Temporizador: con el temporizador automático, puede seguir fácilmente el tiempo dedicado a las tareas sin necesidad de iniciar sesión manualmente. Una vez que haya iniciado el temporizador, seguirá ejecutándose en segundo plano incluso si va a cualquier otra sección o pestaña.

1. Administre su tiempo: haga más en menos

Al comenzar con un proyecto, hay muchas cosas por hacer, de las cuales la planificación es el primer paso. Definir un esquema de cómo se ejecutarán las cosas paso a paso ahorra gran parte de su tiempo y esfuerzo. Pero, ¿qué pasa si el máximo de su tiempo se consume en la planificación misma? ¡No hay beneficio entonces!

Los debates, las notas y muchas otras herramientas de ProofHub de las que forma parte son una buena manera de concluir oportunamente el proceso de planificación. Todo lo que obtienes es un espacio común, donde puedes compartir y explicar cosas relacionadas con el proyecto y puedes guardar puntos importantes allí mismo.

2. Obtenga tanto como sea posible de sus recursos

Las PYMES (pequeñas y medianas empresas) tienen un número limitado de personas que trabajan y son multitarea. Si bien se les asignan diferentes tareas de vez en cuando, los correos electrónicos recurrentes y las llamadas resultan en bandejas de entrada desordenadas y falta de comunicación, lo que finalmente le cuesta a su empresa.

Imagínese si hay un tablero que simplifica la asignación de tareas y la visualización; no habrá desorden! Bueno, las tareas pendientes de ProofHub son la solución. Le permite asignar tareas a personas y las personas respectivas pueden ver su lista de tareas en una sola pantalla.

3. Administre bien sus recursos: rastree las cosas

Incluso cuando todo está planeado y asignado, debe ver si las cosas van como deberían o no. Solo si realiza un seguimiento de las cosas, podrá entregarlas a tiempo. Sin embargo, con varios proyectos ejecutándose simultáneamente, se hace difícil verificar el progreso de cada proyecto de una sola vez. Usar innumerables herramientas tampoco ayudará.

ProofHub tiene mucho más que esto. Echa un vistazo a todas sus características

Más de 83,000 empresas usan ProofHub para colaborar y administrar proyectos todos los días.

• Usuarios ilimitados
• Casi sin curva de aprendizaje
• Soporte rápido y amigable
• Tutorial gratuito
• 98% de los clientes recomiendan esta herramienta
• La herramienta más rica en funciones

ProofHub también ofrece una prueba gratuita de 30 días y una demostración gratuita para ayudarlo a comprender la herramienta. ¡Echale un vistazo!

El que uso y trabajo – ¡Flock!

Flock es una herramienta de comunicación y colaboración con funciones integradas de gestión de proyectos. Lo que hace que Flock sea la mejor aplicación de gestión de proyectos para nuevas empresas son sus características ágiles en una plataforma poderosa. ¡Y también el hecho de que es mucho más asequible en comparación con su competencia!

Flock permite a los usuarios comunicarse de manera más eficiente con su gran cantidad de características como:

• Chat 1 a 1 y grupal (llamados canales)
• Uso compartido de archivos (almacenamiento de hasta 10 GB en el plan gratuito)
• Videoconferencia y uso compartido de pantalla
• Canales ilimitados
• Miembros del equipo ilimitados.
• Aplicaciones e integraciones ilimitadas
• Paquete de aplicaciones de productividad preinstalado: Shared-Todos, Recordatorios, Fragmentos de código, etc.

Para gestionar proyectos, hay una aplicación particular que viene preinstalada en la plataforma de Flock: ¡tareas pendientes compartidas! Con esta herramienta, creamos tareas y las asignamos a las personas relevantes en un canal (los Grupos en Flock se llaman Canales).

Organizamos proyectos por canales. Para cada proyecto se crea un canal y se le agregan miembros relevantes. En un canal, las tareas se crean en consecuencia utilizando Shared Todos. Las fechas de vencimiento se pueden establecer para cada tarea. Para asegurarse de que su equipo no pierda una fecha límite, el bot de tareas publica recordatorios cuando se acerca una fecha límite. ¡Aquí hay una captura de pantalla de Flock con la aplicación Shared-Todos ejecutándose en la barra lateral!

Se pueden crear e integrar aplicaciones similares en Flock usando sus API. La mejor parte, estas aplicaciones pueden integrarse profundamente con la interfaz de usuario de la plataforma, lo que permite a los usuarios interactuar con la aplicación a través de la interfaz de usuario en la barra lateral y los widgets modales. Para ver cómo funciona la plataforma, aquí hay un video:

Flock también es bastante asequible. Dado que no se puede gastar mucho en herramientas de productividad en una startup con problemas de liquidez, existe el plan gratuito de Flock que proporciona todas sus funciones (sin tantas restricciones) sin ningún costo. Y nuestro Plan Pro tiene un precio de $ 3 por usuario por mes; pero no tiene que preocuparse por eso, porque actualmente también es gratis.

Hola, ayudo a ejecutar un inicio remoto que funciona principalmente a través de herramientas en línea. Aquí está nuestra alineación;

Trello – Gestión de proyectos

Trello es un software de gestión de proyectos en línea que utiliza tableros kanban virtuales. Como somos un equipo distribuido, confiamos en Trello para ayudarnos a realizar un seguimiento de todos nuestros archivos, tareas que tenemos que completar, discusiones, etc.

Consejo : Restrinja a una tarea procesable por tarjeta.

Hubstaff – Software de seguimiento de tiempo con capturas de pantalla y niveles de actividad

Este es nuestro propio software, que utilizamos para realizar un seguimiento de las horas facturables de todos nuestros trabajadores remotos, cuánto pagarles y su productividad y rendimiento. Hubstaff es un temporizador de escritorio que le permite rastrear el tiempo para tareas individuales; simplemente seleccione lo que está haciendo e inicie el temporizador cuando comience a trabajar, luego detenga el temporizador cuando haya terminado.

Consejo : Use las capturas de pantalla aleatorias opcionales como prueba de trabajo para mostrar a los clientes.

Slack – Comunicaciones del equipo

Usamos Slack para comunicaciones rápidas. Tenemos diferentes grupos para nuestros equipos de marketing, equipos de desarrollo, equipos de contenido, etc. También podemos crear varios grupos en Slack dependiendo de con quién necesitemos hablar. Es una excelente manera de mantenerse en contacto con las personas con las que trabaja.

Consejo : Tenga un chat de “enfriador de agua” donde su equipo pueda compartir enlaces y mensajes divertidos que sean interesantes pero no vitales para el trabajo.

Skype: reuniones y chat

Usamos Skype para tener reuniones. El video es opcional, pero realmente ayuda atender una llamada con alguien y discutir las próximas tareas, nuestros objetivos trimestrales, un proceso determinado, etc.

Consejo : Si las llamadas de voz no son suficientes, considere enviar un video capturado en pantalla de un determinado proceso. Puede usar Jing para esto o compartir pantallas en Skype para una demostración en vivo.

Google Drive: colaboración y uso compartido de archivos

Utilizamos Google Drive para crear y compartir documentos y hojas de cálculo. Por ejemplo, todos tenemos nuestros documentos de proceso archivados en una carpeta compartida de Google Drive para que cualquiera en el equipo pueda acceder cuando lo necesiten.

Consejo : Mantenga sus archivos organizados, porque cuando tiene un equipo completo creando y compartiendo documentos, sus carpetas pueden llenarse rápidamente.

Descargo de responsabilidad: soy el cofundador de Hubstaff.

Si tiene alguna pregunta sobre Hubstaff o cualquiera de las otras herramientas que utilizamos, no dude en preguntar.

Creo que lo importante para una startup es la persistencia. Cuando hace algo por su producto o clientes y funciona, debe seguir haciéndolo regularmente. Ahí es donde los procesos comerciales pueden ser útiles. No necesita sistemas BPM costosos para construir procesos complejos, pero documentar sus flujos de trabajo repetibles o incluso hacer listas de verificación y ejecutarlos puede ser realmente útil. Nuestra herramienta Metatask puede ayudarlo a organizar y controlar sus procesos , además de que usted puede

• hacer preguntas y agregar comentarios directamente dentro de las tareas
• compartir archivos dentro del proceso
• recopilar datos importantes con formularios incorporados
• asignar tareas a personas y grupos
• rastrear todos los procesos en ejecución en un solo lugar

La colaboración en línea , como la mayoría de los fenómenos digitales, es buena para resolver problemas muy específicos: problemas de tiempo, problemas de distancia y problemas de comunicación. Cuando estaba haciendo un proyecto universitario mío durante nuestras vacaciones y todos los amigos estaban en sus respectivas ciudades natales, utilizamos esta plataforma colaborativa en línea Canvazify .

Pudimos recopilar información, discutir y actuar sobre un tema en particular con la ayuda de simples notas adhesivas. Tenía varias plantillas que nos ayudaron a enfocarnos y a disciplinar nuestro trabajo.

Aparte de esto, he oído hablar de Trello y Google Drive.

Si está buscando algo nuevo, consulte nuestra herramienta de colaboración: Outplanr .

Convierte las listas de tareas en planes de trabajo, que también incluyen el tiempo dedicado a las reuniones. Visualice la carga de trabajo de cada persona y asígneles nuevas tareas en todos los proyectos de una sola vez.

Adiós reuniones de estado:

• Siga el progreso de la tarea en tiempo real y obtenga una visión general de los logros de su equipo a lo largo del tiempo.
• Mantenga los proyectos en marcha y compruebe fácilmente cuánto tiempo se dedicó a cada tarea con sus estimaciones.

Minimice el tiempo de inactividad y el desgaste del equipo:

• Outplanr es un planificador de trabajo que lo ayudará a equilibrar el trabajo de su equipo, asegurándose de que todos estén ocupados pero no trabajen demasiado, minimizando el tiempo de inactividad y las horas adicionales. Puede ver en el calendario cuán ocupados están todos por día y por semana. Planificar su tiempo es esencial para un equilibrio adecuado entre la vida laboral y personal.

Trabaja de manera más inteligente, vive mejor:

• Reciba un correo electrónico todas las mañanas con sus tareas del día y comience a marcarlas.
• Reúna todo lo que necesita para realizar una tarea en un solo lugar: subtareas, archivos y discusiones en equipo.

Háganos saber sus pensamientos 🙂

No creo que una aplicación pueda resolver todas las necesidades de su equipo en una startup, sino que la combinación de las siguientes aplicaciones puede cambiar el juego para cualquier equipo:

• Google Drive : esa es la mejor manera de administrar y compartir archivos. Rápidamente descubrirá que se está volviendo muy difícil administrar archivos entre diferentes personas en su equipo y Google Drive lo ayudará con eso.
• Zoom : si su equipo se distribuye en varias ubicaciones o necesita chatear por video con sus clientes, esta es una gran herramienta para chatear por video.
• dapulse : una gran herramienta para administrar los proyectos de su equipo y una vista de alto nivel, además de administrar sus tareas diarias y realizar un seguimiento del progreso.

Creo que eso debería cubrir lo básico. Obviamente, hay muchas más herramientas que puede usar, pero esta es una excelente base de referencia.

¡Hola!

¡Echa un vistazo a Worksection! Es un nuevo sistema de gestión de proyectos para el que trabajo. A pesar de ser nuevo, ya está lleno de características y muchas compañías lo elogian por eso. Worksection está lleno de características y muchas empresas lo elogian por ello.

Si necesita controlar su tiempo y presupuesto, simplemente pruebe el rastreador de tiempo, la herramienta de contabilidad y el diagrama de Gantt. Cree múltiples tareas y subtareas, cambie su duración y prioridad: Worksection las ajustará a su horario. Y no es un problema, si algo cambia. La sección de trabajo es realmente flexible, por lo que si cambia cualquier tipo de datos (tiempo, duración, etc.), se ajustará todo el horario. ¡Fácil y rápido!

Si necesita colaborar con varias personas, puede crear diferentes grupos de usuarios y otorgarles diferentes derechos (autónomos, clientes, etc.). Además, puede utilizar nuestro sistema de comentarios incorporado para discutir sus ideas, tareas y subtareas.

Además, Worksection proporciona hasta 50 Gb de espacio para cualquier tipo de datos, que puede compartir fácilmente con sus compañeros de trabajo, por lo que no necesitará múltiples sitios de almacenamiento en la nube para mantener sus archivos.

¡Mira Worksection, y espero que realmente te guste!

Lo que usamos:

• Holgura para la comunicación
• Slite para colaboración
• Trello para gestión de tareas

Echa un vistazo a las plantillas para organizar como una startup: Slite, la aplicación de notas para equipos , ¡espero que ayuden!

He probado muchos por ahora. Pero Zapty, es un tipo de herramienta nueva que vale la pena probar. Zapty (trabajo en equipo, tareas pendientes, gestión de tareas, gestión de proyectos en línea) tiene muchas características, como la gestión de proyectos, tareas y equipos sin problemas. Lo mejor de esta plataforma es que puedes conversar con tu equipo, asignarles tareas y actuar. Puede ser el propietario y establecer una fecha límite mientras mantiene un cheque también. También tiene algunas características adicionales, como la integración múltiple, como Dropbox, Google Docs y Hangouts de Google. Algunas de las características básicas son gratuitas. Simplemente pruebe una prueba gratuita de ellos y luego verifique cómo funciona para usted.

Una de las mejores herramientas de colaboración en línea es My Employeelife, debido a su simplicidad y facilidad de uso. Los empleados pueden registrar, compartir y comparar fácilmente su rendimiento desde su computadora de escritorio, tableta y teléfono móvil. Los líderes y gerentes también pueden administrar y rastrear fácilmente tareas, objetivos y progreso en cualquier momento y en cualquier lugar.