¿Cuándo se niega a responder a una RFI?

Re: ¿Cuándo te niegas a responder a una RFI?

Rechazo todo el tiempo, cuando el RFI no está alineado con nuestro producto.

¡Sin embargo!

Hay un consejo de seguridad importante. Recordando que el propósito de RFI es educar a su cliente potencial, a veces puede usar el proceso RFI para cambiar fundamentalmente el proceso RFP y el resultado final.

Déjame explicarte a modo de ejemplo.

Estamos en el negocio de crear software para escuelas K-12. Ahora, las escuelas K-12 siempre tienen un software de “sistema de registro”, llamado Sistema de información estudiantil (en América del Norte) o Sistema de gestión estudiantil (en el resto del mundo). Estos son para las escuelas lo que los sistemas ERP son para la empresa: sistemas viejos y torpes con mil millones de características extrañas.

A menudo vemos RFI para las escuelas que buscan adquirir un nuevo SIS / SMS, pero cuando mira el RFI con cuidado, descubre que su SIS / SMS actual está haciendo el trabajo pero es un poco … deslucido. Sin interfaz móvil, sin herramientas resbaladizas, etc., etc., etc. Así que emitieron un RFI para ver cuáles son sus opciones.

Ahora, no hacemos un SIS / SMS. Pero hacemos una herramienta ingeniosa para maestros y estudiantes que aún pueden hablar con el viejo SIS / SMS como un back-end.

Como resultado, respondemos a la RFI … diciéndoles que la solución más rentable es mantener su SIS / SMS existente y atornillar nuestro producto en el frente. A menudo podemos demostrar que esta solución representaría el 10% del costo y el 10% de la interrupción de cambiar el SIS / SMS, que a menudo es un proceso de varios años. Y, como era de esperar, también tenemos al proveedor titular de nuestro lado diciendo “¡Sí! ¡Esta es una idea impresionante!”

Ahora, esto no siempre funciona, pero cuando lo hace … el cliente emite una solicitud de propuesta que está directamente en nuestro callejón. Y lo mejor es que el proveedor de SIS / SMS actual no está dispuesto a trabajar con ningún otro proveedor, y la integración con el proveedor actual es un elemento obligatorio, así que … es divertido 🙂

Tenía un trabajo en el que tenía que responder con citas y propuestas por un tiempo, y hasta cierto punto, todavía lo hago.

Las empresas para las que he trabajado y para las que trabajo ahora declinarían por las siguientes razones:

No se pueden cumplir los requisitos de RFI con respecto a la entrega solicitada; en otras palabras, no ofrecemos el producto o la experiencia que solicita RFI.

El tiempo dado para completar el trabajo no es adecuado : si el cronograma requerido de RFI no es factible, rechazamos si una excepción no es aceptable. No tiene sentido proporcionar una propuesta o presupuesto si no va a obtener el trabajo o si sabe que el cronograma es imposible de cumplir. Gran parte del trabajo que hacemos evalúa los daños liquidados (LD) para el trabajo que no se completó a tiempo.

Nos falta el personal requerido para hacer el trabajo: si no tenemos personas con la experiencia requerida, licencias u otras credenciales disponibles dentro de la empresa o esas personas no tienen el tiempo para realizar el trabajo, entonces rechazaremos.

El cliente tiene una mala reputación: algunos clientes no pagan a tiempo. Algunos clientes son difíciles y terminan causando desbordamientos en proyectos que nuestra compañía terminaría comiendo o imposibilitan obtener órdenes de cambio por amenazas implícitas de que no lo usarán en proyectos futuros. Si tiene un historial con un cliente en el que tiene más problemas, entonces vale la pena y sabe que perderá dinero en el proyecto, es un pase.

Sabemos que nuestra cotización será más alta que la competencia: si hace suficientes propuestas, con el tiempo, sabe quién es su competencia y sabe cuándo sus posibilidades son nulas en cuanto a conseguir el trabajo. También sabe si el negocio de ese cliente en particular está realmente en juego o no; si sabe que la solución está disponible, entonces sabe que no perderá tiempo en la RFI si completarla le tomará demasiado tiempo.

Los requisitos o condiciones del contrato no son adecuados: si el trabajo requiere que la empresa asuma demasiado riesgo (legal o de otro tipo), o si las sanciones son demasiado severas, rechazaríamos el RFI también.

Tendría que tomar demasiadas excepciones a la RFI. Si tengo que enviar una cotización con una lista, siempre y cuando mi brazo de todas las cosas en la RFI no pueda hacer, entonces olvídalo. Habrá alguien por ahí que podrá cumplir con los requisitos tal como están escritos, y esa persona terminará con el trabajo, entonces, ¿por qué perder el tiempo?