Al igual que al hacer anuncios regulares, es mejor que aborde el ¿Qué ?, ¿Quién ?, ¿Cuándo ?, ¿Dónde ?, y ¿Por qué? preguntas al comunicar un mantenimiento programado / tiempo de inactividad del sistema a sus clientes.
Digo, el mejor enfoque es ser directo al grano. Se trata de hacerles comprender que los inconvenientes que encontrarán ahora les proporcionarán un beneficio a largo plazo en el futuro.
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Las respuestas a las siguientes preguntas son algunas de las cosas que puede informar a sus clientes:
- ¿De qué trata el mantenimiento?
- ¿Cuándo tendrá lugar este mantenimiento programado?
- ¿Durante cuánto tiempo sus clientes no podrán acceder a su servicio / producto?
- ¿Todos los clientes se verán afectados o solo una región seleccionada (o tipo de cliente) no podrá acceder?
- ¿Los clientes todavía podrán acceder a ciertas partes del software?
- ¿Qué pueden hacer / no pueden hacer durante este tiempo?
- ¿Necesitan tomar alguna acción antes, durante o después del mantenimiento?
- ¿Qué mejoras particulares del producto o nuevas características obtendrán después del mantenimiento?
Las respuestas a estas preguntas lo ayudarán a establecer las expectativas de sus clientes y a minimizar el impacto negativo del tiempo de inactividad en ellos.
Tenga en cuenta que es mejor que informe a sus clientes con anticipación. Darles unos días de anticipación les permite prepararse y mitigar el efecto en su entorno de trabajo.
Además, es muy importante que te disculpes por las molestias que les causarás. Incluso si no es tu culpa, tendrás que reconocer que el servicio que estás proporcionando se interrumpirá.