La respuesta varía ligeramente según el tipo de reunión.
TL; DR: Asegúrese de que todos conozcan el objetivo de la reunión. Asegúrese de que la reunión cumpla el objetivo.
¿Es una reunión para compartir información?
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En una reunión informativa, me aseguraría de que todos entiendan la información que se pasa y que la reunión sea lo más breve posible. A nadie le gustan las reuniones interminables de chat.
¿Es un problema – reunión de solución?
En una reunión con el objetivo de encontrar una solución a un problema, hay algunos pasos que seguiría.
1. Compruebe si todos entienden el problema, incluido yo. Esto significa que pasaría brevemente por el problema, repetiría los síntomas y verificaría si nos perdimos algo. Luego formule el problema en voz alta solo para aclararlo.
3. Solicite abiertamente opiniones y propuestas de soluciones. Retendría mi turno hasta que todos tuvieran su opinión. Es importante dejar que todos expresen opiniones relevantes y no forzar las suyas. Lo ideal sería escribir notas en el proceso.
4. Recorra las opiniones y propuestas, dígalas en voz alta y con la ayuda del grupo validarlas.
5. Clasifique las ideas y úselas para establecer objetivos que acerquen la solución. Establezca los plazos, esto es importante. Sin fecha límite significa que no hay trabajo realizado a tiempo.
6. Cree una lista de tareas que cumplan los objetivos y asigne la responsabilidad de la tarea en la sala (sí, incluso a usted mismo si es la persona adecuada para hacerlo).
7. Salga cuando todos tengan una tarea y sepan por qué la está haciendo y cuándo está terminada.
¿Es una reunión uno a uno?
Hay muchas razones por las que puede tener uno a uno: dar comentarios, compartir información, capacitar, despedir o contratar.
Al tener uno a uno, me aseguraría de tener un objetivo claro por qué estoy teniendo esta reunión. En la reunión me aseguraría de que mi objetivo se cumpla.
Cuando tengo conversaciones difíciles, me aseguro de mantenerme objetivo.
Cualquier otra reunión
No importa si estás compartiendo visión. Planificar una nueva estrategia o simplemente hacer una retrospectiva. Asegúrese de tener una meta en mente y asegúrese de que esa reunión se cumpla.