Como parte de su pregunta, usted pregunta cómo es supervisar al personal, los presupuestos, los contratos y los eventos de divulgación. Lo responderé de la manera que lo preguntaste, aunque creo que querías preguntar algo diferente.
¿A qué se parece?
Es como cualquier otro trabajo realmente. Tiene sus altibajos y sus tensiones y triunfos. A veces te sientes satisfecho con un trabajo bien hecho y otras te decepciona que no lo hayas hecho mejor. A veces, te sientes frustrado por las barreras que las personas ponen y otras veces las cosas se mueven sin problemas. La mayoría de las veces, estás contento de ser empleado, y si tienes suerte, disfrutas el trabajo que haces. Si no eres feliz, puedes sentirte mal; o peor, puede que no te guste el trabajo en absoluto. La mayoría de las veces, me gustó lo que hice. He aprendido. Crecí. Tuve mis momentos de fracaso. Aprendí de ellos y seguí adelante. Tuve mis momentos de triunfo. Aprendí de ellos y seguí adelante también. Tienes que. El trabajo no se detiene y le da tiempo para estar triste o celebrar, al menos no más allá de esa noche.
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Ahora, habiendo respondido eso, imagino que su pregunta significó un poco más que cómo me sentía supervisando a las personas, administrando presupuestos, etc. Me imagino que realmente quiere saber qué tipo de actividades están involucradas en la supervisión del personal, los presupuestos, los contratos y los eventos de divulgación. .
Todos ellos tienen una cosa en común. Todos implican trabajar con personas. Eso es obvio cuando se trata de alcance y supervisión, algo obvio cuando se trata de contratos, generalmente no es obvio para el presupuesto si piensas en eso como una actividad que haces por ti mismo. Intentaré alcanzar los puntos más importantes para cada uno. Si me pierdo algo o tiene preguntas, por favor pregunte. Si me perdí lo que quería, hágamelo saber también y modificaré esta respuesta para reflejar sus necesidades.
Personal de supervisión. El tipo de personal que supervisa, los tipos de trabajo que realiza su personal y el tipo de empleado (es decir, por hora, asalariado; calificado, no calificado; cuello blanco, cuello azul) impactan en cómo supervisa. En términos generales, los trabajadores menos calificados tendrán una supervisión más cercana y más directa. Los trabajadores profesionales altamente calificados recibirán menos supervisión.
En todos los casos, los supervisores están allí para monitorear las actividades de sus empleados, hacer asignaciones de trabajo y garantizar que el trabajo se complete correctamente, cuando sea necesario. Revisan el desempeño de los empleados y generalmente están involucrados en las decisiones de contratación y despido. Además, los supervisores participan en el establecimiento de estándares de desempeño laboral. Parte de su función es interactuar con otras unidades organizativas y clientes, si corresponde, cuando se necesita trabajo o hay quejas. Luego, el supervisor tomará las medidas correctivas apropiadas para garantizar que se corrijan los problemas. Esto puede incluir proporcionar capacitación según sea necesario. A veces, se espera que los supervisores también sean porristas.
Presupuestación La función de presupuesto, como la describiré, incorpora una función de planificación y monitoreo. Los presupuestos, en grandes organizaciones, son preparados por una organización responsable de la elaboración del presupuesto. Se pueden asignar individuos (o equipos) a unidades organizativas específicas, para las cuales se deben preparar presupuestos. Trabajan con la organización para definir objetivos y proyectos departamentales y planes de trabajo. Se desarrollan planes de trabajo.
Estos planes incluyen los requisitos de personal y la identificación de los plazos y los costos que se espera incurrir en el desempeño del plan de trabajo. Los presupuestos de departamentos individuales se agregan para la organización en su conjunto, se revisan, ajustan según sea necesario y luego se aprueban.
Una vez aprobado, el personal de presupuestación trabaja con los departamentos para rastrear los costos y la dotación de personal real contra el presupuesto durante el mismo período de tiempo. También identifican el logro del trabajo contra el presupuesto planificado y el presupuesto atribuido al trabajo realizado. El propósito de las revisiones es identificar variaciones en el presupuesto y el desempeño laboral y las correcciones necesarias para volver al plan, o para ajustar el plan si es necesario para acomodar los cambios necesarios. Toda la información se agrega y revisa con la gerencia para evaluar el desempeño organizacional.
Gestión de contratos. La gestión de un contrato tiene muchas similitudes con las actividades presupuestarias descritas anteriormente. La diferencia principal es de escala. El contrato es análogo a la organización general. Las partes individuales del contrato son análogas a los departamentos dentro de la organización más grande. Las principales diferencias en la gestión de contratos, en comparación con una organización, son que los términos y condiciones del contrato a menudo definen criterios estrictos de desempeño para el contrato (hito y fechas finales de finalización, la forma y función del producto final, desempeño financiero / presupuestario).
El desempeño técnico es monitoreado de cerca para asegurar que los objetivos del contrato se cumplan de manera oportuna y de acuerdo con las especificaciones definidas en el contrato. Los contratos a menudo se definen siguiendo una extensa planificación técnica; preparación de solicitudes de propuestas; una oferta técnica y financiera de uno o más posibles contratistas; y, una extensa revisión comparativa para determinar qué posible contratista proporcionó la mejor oferta / propuesta de contrato general. El proceso previo a la firma de un contrato puede llevar varios años.
Eventos de divulgación. Un evento de divulgación exitoso comienza con un plan exitoso. Tienes que definir tu audiencia. Debe tener una idea de lo que sabrán cuando comience el evento y qué información desea transmitirles durante el evento. También necesita saber con qué quiere que se vayan del evento en términos de conocimiento y, posiblemente, su interés en “volver”. Debe tener un cronograma en mente para definir los pasos a seguir para que el evento se desarrolle. Debe definir un lugar y hacer los arreglos apropiados para acomodar a sus asistentes. Deberá alinear a los presentadores de eventos y / o comenzar la preparación de su presentación, incluidos los folletos y demás.
Deberá identificar a los asistentes y proporcionarles detalles del evento para que puedan planificar su asistencia y hacer los arreglos necesarios para asistir. Se asegurará de que todos se ubiquen, proporcione las comodidades según sea apropiado y se asegurará de que todo el equipo necesario para el evento y las presentaciones estén disponibles y funcionando correctamente. Asegúrese de que las presentaciones se realicen, solicite a los asistentes sus comentarios sobre el evento y la calidad del evento y luego comience a planificar la próxima. Dependiendo del tamaño y la complejidad del evento, puede lograr lo que necesita hacer en un par de semanas o un par de años.
Habilidades y conocimientos necesarios para un buen supervisor
Indirectamente, gran parte de lo que se describe arriba da pistas sobre los tipos de habilidades que necesitará como supervisor.
Los buenos supervisores tendrán buenas habilidades con las personas y alguna combinación de conocimientos y habilidades técnicas y comerciales. La mayoría de los supervisores comienzan sus puestos de supervisión con buenos conocimientos técnicos y aprenden las personas y las habilidades comerciales que necesitan para desempeñarse bien. Algunos comienzan con buenas habilidades comerciales y aprenden las habilidades de las personas y las habilidades técnicas que necesitan. Muy pocos comienzan con las habilidades de las personas y poco más, pero aprenden las habilidades técnicas y comerciales que necesitan. Pero, esas personas son muy raras.
Las habilidades de las personas son las habilidades más importantes que puede tener un supervisor. Sin ellos, un supervisor puede interrumpir una organización que funciona sin problemas y hacer que falle. Un buen supervisor sabe liderar. Saben alabar cuando es apropiado y castigar apropiadamente cuando es necesario. Saben cómo definir, asignar y coordinar actividades laborales. Son justos. Escuchan y pueden hacer que el empleado se sienta importante. Empoderan al empleado para que se responsabilice de su trabajo, alentándolo a aprender.
Un buen supervisor enseña y motiva. Establecen estándares alcanzables que representan el crecimiento y proporcionan un éxito medible. Un buen supervisor es el campeón de su subordinado con administración, así como el amortiguador del subordinado cuando las cosas no van bien. Un buen supervisor está dispuesto a aprender y es flexible y capaz de adaptarse a las condiciones cambiantes. Un buen supervisor resuelve problemas y es decisivo cuando es necesario. Un buen supervisor mejora a los empleados.
Las habilidades técnicas y el conocimiento necesarios para ser un supervisor varían desde el conocimiento profundo que se requiere de una enfermera supervisora o médico de cabecera hasta las habilidades muy limitadas que se requieren de un capataz de almacén donde se puede obtener el conocimiento requerido en pocos días. Lo que se requiere depende de las habilidades de los trabajos que se supervisan, las expectativas de la gerencia y los subordinados, y la facilidad con que se puede aprender el conocimiento técnico.
En muchas empresas, un departamento, como un departamento de compras, tendrá varias personas que realizan trabajos similares pero que difieren en el conocimiento técnico sobre los artículos que se compran. Si hay una apertura, uno de los miembros del departamento puede ser promovido. Si bien tienen conocimientos (un experto en el área temática) sobre compras en general, solo pueden tener conocimientos específicos sobre un grupo de productos y ninguno sobre los otros productos. No obstante, se espera que supervisen a los otros expertos en el área temática del departamento. Se espera que aprendan lo suficiente sobre cada área temática para poder supervisar y evaluar el desempeño de cada empleado en el departamento.
Cuanto más arriba se mueve en una organización, menos importante se vuelve el conocimiento técnico específico.
Las habilidades comerciales son menos importantes en los niveles de supervisión más bajos de una organización y las que necesita a menudo son muy específicas para el departamento o la unidad comercial que se supervisa. Se espera que los nuevos supervisores aprendan las habilidades específicas requeridas en ese nivel. Básicamente, aprenden en el trabajo. Las habilidades necesarias generalmente incluirán familiarizarse con los procedimientos y formularios, leer y comprender informes contables, documentos presupuestarios, formularios y procedimientos de adquisición y requisitos, etc., necesarios para ejecutar la unidad comercial que se supervisa.
A medida que uno se mueve más alto en una organización, la teoría y las habilidades de gestión, y las habilidades de pensamiento y razonamiento enseñadas en la escuela se vuelven más importantes. En los niveles inferiores de una organización, se requieren puestos de supervisión previa (en general) las habilidades comerciales generales que uno aprende en la escuela, ya que representan las habilidades técnicas del trabajo. En niveles más bajos de supervisión, se espera conocer los requisitos generales de un grupo de trabajos que comprende la organización que se supervisa. En niveles más altos, la expectativa es que uno pueda administrar a las personas para que hagan el trabajo correctamente cuando y según sea necesario.
En los puestos de supervisión intermedios, las habilidades comerciales que se enseñan en la escuela se vuelven menos importantes, pero las habilidades específicas de negocios necesarias para dirigir la organización en general se vuelven más importantes. A medida que se vuelven más importantes, el negocio generalmente ofrecerá clases de capacitación específicas, orientadas específicamente al negocio.