Acabo de comenzar a trabajar en una startup que está tratando de eliminar el riesgo de la gestión de eventos. ¿Qué actividades usan los administradores de eventos para eliminar riesgos?

Hola, muy buena pregunta, y especialmente para las nuevas empresas que están tratando de ganar tracción promocionándose a su público objetivo.

Planear una exitosa campaña de eventos de marketing puede ser estresante. Y como comercializador de eventos, los 2 mayores riesgos asociados con el marketing de eventos son probablemente:

1. Tasas de subida deficientes que conducen a nuevos usuarios bajos.

2. Hipo durante el mismo día del evento, que afecta las operaciones del evento.

Sin embargo, el marketing de eventos realmente no es tan desalentador siempre que siga estos 5 consejos para eliminar el riesgo de sus eventos.

Para publicidad de eventos:

  1. Envío de oleadas de correos electrónicos de invitación

Como dijo Conlin Nederkoorn, fundador y CEO de marketing conductual centrado en el cliente : “Si está ejecutando un negocio real, el correo electrónico sigue siendo la forma más efectiva de llegar universalmente a las personas que han expresado interés en su producto o sitio. Por eso, realmente no se puede superar “.

El marketing por correo electrónico es una excelente manera de informar y atraer a clientes potenciales para que asistan a su evento, asegurando buenas tasas de participación y burlándose de su evento. Si tiene una lista de posibles clientes, este sería el canal perfecto para comunicarse con sus usuarios activos . Una vez que haya obtenido la lista, aquí hay algunos puntos dignos de nota para enviar correos electrónicos efectivos:

  • Envía tus correos electrónicos en oleadas. Si un cliente no confirma su asistencia en la primera oleada de correo electrónico, envíe un recordatorio de seguimiento para instarlo nuevamente a inscribirse en su evento.
  • Haga que el tema sea lo más convincente posible encapsulando los objetivos de su evento en frases breves y concisas.
  • Incluya un hipervínculo de llamado a la acción al sitio web de la página de su evento para que los clientes se registren para su evento.

2. Promoción de redes sociales

Las redes sociales son una de las herramientas más poderosas del siglo XXI para dirigir el tráfico o la atención a su evento. Facebook, LinkedIn, Instagram, Twitter, Snapchat, Wechat, WordPress y Vimeo. ¡Asegúrate de que el anuncio de tu evento se comparta en las 10 principales plataformas de redes sociales en todo el mundo y mira cómo aparecen los Me gusta y las acciones! Esto atraerá buena asistencia a su evento, ¡así que prepárese para una casa llena!

  • Asegúrese de que el subtítulo de la publicación esté específicamente dirigido a satisfacer las necesidades de su público objetivo para atraerlos a hacer clic en el enlace.
  • Cree exageraciones y comentarios sobre su evento con etiquetas hash e intercambio de influenciadores.

Para operaciones de eventos:

3. Fuente para vendedores confiables

Lo último que desearía hacer en el día del evento en sí es estar luchando, buscando reemplazos cuando su globo o el vendedor de alimentos cancelen el último minuto. Lo que quieres es un buen funcionamiento . La mejor manera de evitar esto sería comparar proveedores y encontrar el más confiable y económico.

Si no tiene tiempo para buscar diferentes proveedores, use plataformas como Thunderquote para obtener 5 presupuestos gratuitos. Se puede usar en cualquier plataforma digital, ya sea en Apple iPhone, Android o computadoras de escritorio.

4. Sobre invitación

En términos de asistentes, casi siempre es imposible controlar o garantizar cuántas personas se presentarán. Como regla general, debe suponer que el 10-15% no vendrá, por lo que al hacer invitaciones, debe invitar en exceso para garantizar una buena asistencia . (por ejemplo, el número objetivo es 80 pero registra hasta 100)

5. Póngase en contacto y recuerde a los principales oradores y solicitantes de registro para garantizar la asistencia

Con el fin de garantizar una tasa de asistencia máxima y sin contratiempos, envíe un recordatorio por correo electrónico o llame a sus principales oradores y solicitantes de registro para recordarles su próximo evento para el que confirmaron su asistencia. También puede enviar un recordatorio a través del calendario de Google.

¡Ahora sal y patea traseros!

Eliminar los riesgos de los eventos no es solo una ‘actividad’, es una mentalidad. En mi negocio (producción de eventos de acondicionamiento físico al aire libre) lo llamamos ‘seguridad’ – sí, un verbo. Mire la configuración del evento, el equipo, la señalización, etc., con un buen ojo para ‘proteger’ todo . Cuando señalaba posibles riesgos de tropiezos, etc. a algunos de mis jóvenes empleados, decían: “tendrías que ser un idiota para lastimarte por eso”. Mi respuesta: “sí, lo harías y entre los miles que asisten a este evento”. habrá algunos ‘idiotas’ ”. No hablaría de esta manera frente a los clientes o al público en general ni tuve la intención de denigrar a los participantes del evento, pero un ojo a la seguridad requiere una perspectiva aguda de “qué pasaría si”. Incluso si todas las personas se comportaron de manera inteligente, ocurren accidentes. Su trabajo es percibir las posibilidades de accidentes, sin importar cuán remotos, y evitarlos.

Cuadrícula de evaluación de riesgos con el plan Bs! Puede obtener una plantilla de mi sitio web en nuestro paquete de plantillas: CERTIFICADO DE PLANIFICACIÓN DE EVENTOS

Estamos trabajando mucho con los gerentes de eventos, por lo que en realidad escribimos una publicación al respecto. Espero que lo encuentre útil: blog.splento.com/2016/08/26/every-event-manager-regrets-not-doing-this-sooner/