Tuve exactamente el mismo problema. Odiaba los sistemas de correo electrónico abiertos. Si un empleado está ocupado … el cliente espera. Si un empleado cambia de puesto o renuncia … su correo electrónico ahora está disponible y usted tiene que lidiar con el cambio de ruta de su cuenta o corre el riesgo de perder correos electrónicos. Esto no puede suceder con las empresas modernas. Los clientes quieren resultados rápidos y organizados. No les importa si “Susan” estuvo enferma ayer y por eso tuvieron que esperar 2 días para recibir una respuesta.
Terminamos creando “géneros” de correo electrónico para todas las diferentes áreas de nuestra organización. Cosas como soporte, ventas, hq (campo a oficina), equipo (cliente actual a oficina), personas (nuevo cliente a oficina), etc.
Luego, desea encontrar una interfaz de correo electrónico que permita a todos sus usuarios ver todas las bandejas de entrada que necesitan en un solo lugar. De esa manera, todos pueden ver todos los correos electrónicos relevantes. Lo bueno es que aún puedes personalizar los correos electrónicos. En lugar de [correo electrónico protegido], mis correos electrónicos salientes ahora se verían como [correo electrónico protegido] De esa manera, el correo electrónico aún regresa a una de sus bandejas de entrada controladas, pero el cliente y el equipo saben quién está manejando el correo electrónico. De esa forma, el equipo ahora puede hacer la llamada, si parece que un correo electrónico es urgente, alguien más puede intervenir. Y si alguien renuncia o se muda a un departamento diferente … no tiene que preocuparse por su cuenta de correo electrónico.
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También hay varios otros beneficios al configurar su correo electrónico de esta manera:
- Todos se mantienen informados cuando ve todos los correos electrónicos relacionados.
- Dado que el correo electrónico es tan transparente, el personal responderá cada vez más rápido.
- El personal puede ayudarse mutuamente en correos electrónicos más fácilmente
Mi aplicación favorita para esto es Front. http://www.frontapp.com. No estoy afiliado a ellos, pero no puedo decir lo suficiente sobre cuánto mejoró nuestra situación de correo electrónico después de que comenzamos a usarlos.
Algunas cosas geniales que puedes hacer en Front:
- Comente internamente en cada correo electrónico y solicite ayuda / transfiera rápidamente el correo electrónico para que otra persona lo maneje
- Crea un borrador y comenta internamente el mensaje para que alguien lo vea y lo edite.
- Mueva fácilmente los correos electrónicos de una bandeja de entrada a otra. Si alguien envía una queja a su bandeja de entrada de ventas, puede moverla rápidamente a su bandeja de entrada de soporte para mantener todo organizado.
- Cree reglas personalizadas sobre cómo asignar correos electrónicos. Ej: si después de las 5:00 pm, asigne a la persona X.
- Potentes análisis que le permiten ver cómo están todos los miembros de su equipo. Tiempos de respuesta, tiempo de respuesta, etc.
- Agregue un montón de otros canales de comunicación que mantienen todo en un solo lugar con sus correos electrónicos. Facebook, Twitter, mensajes de texto, etc.
Tienen una prueba gratuita, ¡deberías investigarlo!