Bien, aquí hay algunos de los problemas que debe tener en cuenta, junto con sus soluciones.
- Invitación a la reunión: como organizador, debe hacer una lista de todas las personas que asisten a la reunión. Asegúrate de que nadie quede afuera. Si el gerente está ausente, la persona que se delega en su ausencia debe ser invitada con una copia al gerente. Aparte de eso, un CC para todos los Jefes es una buena manera de asegurarse de que todos en el negocio estén al tanto de su reunión.
- Agenda de la reunión: debe tener una agenda precisa y precisa para su reunión. Si es posible, indique en su correo electrónico cuáles son los problemas que pretende discutir y qué departamentos se supone que deben responder a esos problemas.
- Lugar y hora de la reunión: este es el problema más común que enfrentarán, la mayoría de las personas darán excusas o estarán realmente ocupadas en otras reuniones. En tal caso, tendrá que llamar a cada uno personalmente y asegurarse de que todos se sientan cómodos con su tiempo. Si alguien no lo está, puede pedirles que envíen a sus juniors para que todos estén en la misma página. La ubicación también es un gran problema, si tiene un grupo de 20-30 personas necesita una gran sala de juntas. En tal caso, es mejor informar al departamento de control de documentos o al departamento de recursos humanos acerca de su intención y asegurarse de que la sala esté disponible a la hora prescrita. Obviamente tienes que mencionar esto en tu correo electrónico junto con el tiempo. También asegúrese de cumplir con la duración de la reunión. Si se supone que la reunión durará una hora, tiene que terminar en esa hora. Por supuesto, unos minutos, aquí y allá son aceptables, pero no lo dejes cruzar más de 15 minutos.
- Puntualidad: asegúrese de estar 20 minutos antes en la sala de reuniones para supervisar todos los arreglos.
- Artículos varios: asegúrese de tener a mano algunos blocs de notas, bolígrafos y lápices, marcadores de pizarra blanca. Aparte de eso, si la reunión es una conferencia telefónica o una videollamada, asegúrese de que el departamento de TI verifique todos los equipos. Mantenga el proyector y una computadora portátil a disposición de alguien que presente un PowerPoint.
- Refrigerios: Si la duración de la reunión es más de una hora, haga arreglos para el té y las galletas.
Sobre todo, recuerde una cosa que todos tienen derecho a hablar en una reunión. Cuestionar la solución de uno o viceversa. Ya sea el MD o CEO de la compañía cuando estás en una reunión, todos son iguales.
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