La gente tiende a pensar en las reuniones de forma binaria: fue una buena reunión o una mala.
No creo que sea una evaluación justa.
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En primer lugar, para hablar sobre lo que hace que una reunión de empresa sea efectiva, es importante definir qué define una reunión. Podría llamar a dos personas que hablan en una sala una reunión, y podría poner a mil personas en un auditorio y llamarlo una reunión. Es precisamente por eso que tantas compañías luchan por definir qué hace que una reunión sea efectiva, porque cualquier regla en un contexto puede ser buena y en otro puede ser mala.
“Hablar” es un gran ejemplo. En un grupo pequeño, hablar y compartir sus ideas puede ser altamente alentado y visto como algo bueno. En un grupo grande, ese mismo comportamiento puede verse como una distracción o contraproducente.
En psicología, llamaríamos a esto un debate sobre la “verdad”. Si proclamas una verdad generalizada y no te das cuenta de que lo contrario es también una verdad activa, entonces no has profundizado tanto en el tema.
Creo que el tema de las reuniones es un ejemplo perfecto.
Saltando todos los discursos generalizados de la industria sobre las mejores prácticas para las reuniones, aquí hay algunas cosas que los líderes y miembros de la compañía deben considerar al cuantificar estos bloques de tiempo:
1. Las reuniones no siempre son malas.
Existe un estereotipo empresarial de que las reuniones son una pérdida de tiempo.
Ellos no están.
Se logra mucho buen trabajo en las reuniones. El colapso ocurre cuando surgen grandes oportunidades y la gente no las aprovecha y se apresura a ponerlas en práctica. Lo que significa, volviendo a nuestro debate sobre la “verdad”, insistir en que cada reunión sigue una agenda rigurosa es perder la otra cara de la moneda, que es la espontaneidad que ocurre cuando las personas de ideas afines están en la misma sala.
Por ejemplo, Jeff Bezos, el prolífico líder de Amazon tiene reglas de empresa muy específicas, y sin embargo, una de ellas es no tener agendas ajustadas para las reuniones. En la Conferencia del Código de este año en Rancho Palos Verdes, California, dio una idea de cómo dirige las reuniones cuando fue entrevistado por el editor ejecutivo y columnista de The Verge, Walt Mossberg.
“Me aseguro de que todas mis reuniones no tengan agendas ajustadas”, dijo Bezos. “Las agendas ajustadas suponen que sabes a dónde vas, lo que para un cierto tipo de reunión es correcto, [como] si estás haciendo tu revisión comercial semanal y revisando tus métricas. Pero la mayoría de las reuniones deben usarse para una lluvia de ideas leve. Pensar que sabes exactamente a dónde vas es una falta de humildad que no te permite inventar ”, dijo.
Mejores agendas no son la respuesta. La mayoría de las personas se equivocan.
Los estudios, de hecho, muestran lo contrario. Las reuniones que son extremadamente eficientes con agendas ajustadas que representan cada minuto no crean equipos efectivos, solo grupos de personas. El diálogo de ida y vuelta, que les da a todos la oportunidad de hablar, entender de dónde vienen las personas, no es lo que haces si estás optimizando reuniones eficientes. Es lo que haces si estás tratando de crear equipos efectivos.
2. Cuanto más grande seas (como empresa), más duro tendrás que trabajar para ser conciso.
Aquí en Morphic, puedo decir que no somos una cultura muy centrada en las reuniones, que es por diseño.
En biotecnología, particularmente, valoro que nuestros científicos pasen mucho tiempo pensando y trabajando arduamente para resolver nuevos problemas, mucho más de lo que valoro la rapidez con la que responden a un correo electrónico, o la cantidad de reuniones a las que asisten.
Ahora, lo que he visto al crear este tipo de cultura de empresa es que, aunque tenemos menos reuniones de empresa, el compromiso es que nuestras reuniones son mucho más intensas. Se espera que los asistentes se esfuercen y traigan su juego A, y la razón es para que podamos continuar protegiendo el tiempo de los demás.
Para hacer esto de manera efectiva, plataformas como Slack permiten que todos sepan lo que está sucediendo, en cualquier momento. No es necesario reservar un tiempo de reunión para recorrer la sala y compartir actualizaciones de estado porque todos ya conocen la información. Lo que significa que se puede dedicar mucho más tiempo a la discusión, en lugar de difundir la información y poner a todos al día.
Entonces, otra cosa que los líderes tienden a equivocarse es pensar que las reuniones son el momento apropiado para actualizar a todos en todo. Personalmente, he encontrado que esto es un uso innecesario del tiempo. Prefiere las actividades más intensas que las superficiales.
3. Lo que traes a la mesa en una reunión puede definirte (para bien o para mal).
Esta es una verdad bastante brutal, pero vale la pena reconocerla.
He estado en muchas discusiones de evaluación de empleados sobre el desempeño de los empleados, específicamente los empleados de alto potencial. Y descubrí que si un empleado hace algo extremadamente bueno o extremadamente malo durante una reunión, se recuerda para siempre.
Recuerdo que al principio de mi carrera —muy temprano— marcaba las reuniones en mi calendario al menos con una semana de anticipación, para poder prepararme. No me refiero a una presentación, me refiero también a que otras personas presenten o traigan cosas a la mesa, porque quería ofrecer comentarios bien pensados, hacer críticas reflexivas y ser una parte beneficiosa del equipo.
Es lamentable, pero muchos empleados no aprovechan las oportunidades que ofrecen las reuniones de empresa.
Simplemente aparecen, o asumen que pueden “volar”.
Pero creo que si no va a ser un participante activo en una reunión, es mejor que no se presente. Al menos de esa manera no estás perdiendo el tiempo. En el mundo real, hay más desventajas que ventajas en esa situación.
Es un costo de oportunidad.