La esencia de mantener buenos registros es la integridad de los datos . Mantener buenos registros siempre es mejor que la alternativa.
Los registros son los pequeños trozos de papel (o información electrónica) que son los componentes básicos de los datos financieros. Pierda la pista de una hoja de papel y tendrá inexactitud teórica. En la mayoría de los casos, eso puede ser análogo a una gota de agua en un mar lleno de gotas. En otros casos, una “caída” de $ 10 millones (o cientos de gotas de $ 25K) podría ser lo suficientemente grande como para pintar una imagen errónea de la situación financiera de un negocio.
Pero volvamos a la realidad. Vivimos en un mundo imperfecto donde perdemos papel. Lo mejor que podemos esperar es tener procedimientos de control interno fuertes y efectivos y políticas de la compañía que mitiguen el riesgo de que esto suceda. Los empleados y la gerencia concienzudos y bien capacitados, que garantizarán el cumplimiento de las políticas, son elementos cruciales para el éxito.
Esto se reduce a la organización, el procedimiento y la puntualidad en el procesamiento de las transacciones.
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¿Cuáles son las actividades minuciosas que hacen que una persona sea buena para mantener registros?
La atención al detalle, la organización y la puntualidad en el procesamiento de las transacciones de procesamiento son claves para un buen mantenimiento de registros. Si está intentando buscar datos o documentación de respaldo, es una indicación de que uno o más de estos elementos están ausentes.
¿Cuál es el proceso de pensamiento al hacer estas actividades?
Estar al día. Si el flujo de trabajo está llegando demasiado rápido y furioso, es hora de que usted diga algo o si no hay nadie a quien decirlo, haga algo al respecto (es decir, contrate personal adicional). Cuando intenta apresurar las cosas, hay una tendencia a descuidarse, pasar por alto el procedimiento y omitir los pasos necesarios. Si permite que se produzca una acumulación, la oportunidad se pierde y las consultas sobre datos no procesados se vuelven diez veces más engorrosas de lo que podrían ser. El trabajo atrasado ejerce más presión indebida para apresurar las cosas. Es un círculo vicioso.
¿Cuánto tiempo lleva más tiempo que no hacerlo o posponerlo?
Depende de la tarea, pero en general lo más fácil es posponerla. Si bien facilita el “ahora”, hace que el “posterior” sea más difícil de alcanzar. Por lo general, los contadores trabajarán largas horas tratando de “ponerse al día”. Después de un turno normal de ocho horas, la productividad, la atención al detalle y la precisión disminuyen significativamente.
¿Cuánto tiempo se ahorra al mantener buenos registros?
Es imposible responder a esta pregunta en términos de horas, pero diría que el tiempo necesario para mantener un buen registro supera con creces el tiempo dedicado a no tener buenos registros. Sin embargo, este no es el problema. Cuando se realizan consultas sobre los registros, recuperarlos resuelve o proporciona la información necesaria para resolver un problema, ya sea para ayudar a un cliente, pagarle a un proveedor, responder a una consulta del IRS o responder una pregunta del CFO que necesita esta información para una junta reunión de directores que tiene en 15 minutos.