Como CEO, ¿qué tan importante es su asistente?

No soy un CEO, fui asistente (PA / EA) de un CEO de un gran grupo (top 3) en mi país. Contestaré desde el punto de vista de los asistentes …

Un asistente solo puede ser tan bueno como su jefe le permita. Algunas personas tienen muchísima dificultad para delegar o están ansiosas por abrir sus vidas a los demás y prefieren seguir haciendo todo por sí mismas y darles a sus asistentes responsabilidades no tan interesantes. Esa es una lista completa de asistente, jajaja!

Cuando comencé, mi jefe estaba nervioso … temía que no manejara las cosas … ¡Era joven pero muy responsable, pero sus negocios eran muy “masculinos”! Comenzó dándome tareas muy cotidianas … como soy bastante vocal sobre las cosas, abordé el tema después de un tiempo y mi jefe terminó incluyéndome más en más cosas … participaría en reuniones importantes y escucharía … al final del reuniones tendríamos conversaciones 1 a 1 donde él pediría mi opinión sobre ciertos asuntos, y luego continuaría diciéndome lo que estaba planeando hacer … lentamente, estaba aprendiendo a pensar de la manera que él quería que yo lo hiciera. pensar … después de unos meses podría anticiparlo … ahí fue cuando comenzó el verdadero trabajo … Estaba en la toma de decisiones, cada vez que surgía un problema simplemente le informaba y le decía lo que estaba planeando hacer … solo tenía que decir ” sí “o dígame qué ajuste hacer, la mayoría de las veces solo decía” hable con el CFO / COO y vea qué piensa de su plan “, otras veces simplemente dice” haz lo que tienes que hacer siempre que esté ordenado “. Después de un tiempo, supe con quién hablar cuando necesitaba smtg (principalmente CFO, COO, Gerente).

Recuerdo este acuerdo que el grupo estaba tratando de cerrar por más de 2 años, era un contrato de distancia, las negociaciones habían terminado y agradable, pero la otra parte siempre respaldaba cuando llegaba el momento de firmar. Uno de los muchos días en que el otro tipo no se presentó para firmar, mi jefe se sintió frustrado y dijo “solo averigüe si este acuerdo nunca va a suceder, porque no puedo soportarlo más”. Le dije que no se preocupara y que lo manejaría. Unos días más tarde, mi jefe estaba clasificando las cosas para un viaje, me preguntó “entonces, ¿el contrato?” Le dije que no se preocupara. Para cuando volviera del viaje, tendría una respuesta final. El jefe viajó, cuando aterrizó en el destino (14 horas después) recibió mi mensaje: “¡el contrato está firmado en esta parte, cuando regreses necesitas firmar y ya está hecho!” ¡No podía creerlo! Todavía me llamaba en el aeropuerto, no era una persona muy vocal, así que me di cuenta de que estaba feliz e impresionado. Después de eso, la forma en que me trató, cambió. Sabía que el acuerdo no era fácil de cerrar, y descubrió que cuando me preguntó sobre “el contrato”, ya estaba trabajando en eso … pero no quería estresarlo con eso.

Otro episodio fue con un contratista que dijo que la construcción de un edificio estaba completa, por lo que tuvimos que firmar y “recibir” el edificio … adjuntó fotos del edificio terminado. Había alguien de la compañía que ya había visitado y aprobado el edificio … sin embargo, no sé por qué, quería visitarme a mí mismo y no permití que mi jefe firmara antes de visitar … Imprimí la lista de los materiales, y el contrato … y allí fui … para mi sorpresa, faltaban muchas cosas o se usaron versiones más baratas … si dices que usarás “LeGrand plugs versión XXX” pero terminas usando “Legrand pero versión YYY” (más barato ) necesita ajustar la factura … Seguí cavando y encontrando más y más … y me aseguré de que todo se corrigiera y se ajustara la factura para que pagáramos un precio justo y obtuviéramos un edificio aceptable.

Manejé las ventas y compras de bienes raíces familiares: los niños crecían y dejaban el nido familiar, por lo que era necesario hacer ajustes y lo manejé.

Yo también tenía 4 secretarias, 3 cuadernos diferentes (todavía recuerdo: uno para asuntos relacionados con el personal, empleamos a más de 3k personas, otro para solicitudes de reunión -o cualquier otra solicitud, eran muchas- y el último para mi diario- hacer cosas: desde visitar fábricas hasta asegurarse de que alguien haya comprado el regalo de cumpleaños para su hija). Trabajé más de 70 horas. Podría trabajar menos horas o trabajar desde casa cuando viajaba, pero tenía que estar de guardia las 24 horas, los 7 días de la semana.

Mi jefe todavía prefería reservar sus boletos de avión personalmente, pero lo presenté en el check-in en línea, no lo necesitaba porque cuando vuela por negocios o primero, tiene un chequeo prioritario de todos modos, pero lo hice solo porque podía … 🙂

Un asistente puede ser un asistente: haga copias, compre regalos de cumpleaños, le recuerde eventos familiares … pero, un asistente (Ejecutivo / Personal) también puede ser la persona que se asegura de que las cosas funcionen sin problemas en su empresa en cualquier momento, especialmente cuando lo necesite tomar una licencia por enfermedad, o estar al lado de su esposa cuando ella lo necesite.

¡Extremadamente! En un momento tuve tres asistentes. Tenía un administrador en mi oficina y tenía dos en casa. Todavía tengo uno de esos asistentes que ha estado conmigo casi veinte años. Creo que le debo un reloj.

Trabajo siete días a la semana e incluso mi escritura aquí en Quora se debe a que tengo un asistente personal que trabaja detrás de escena y me da el tiempo libre para escribir cuatro respuestas al día aquí. Paso el tiempo escribiendo aquí porque es mi contribución a los demás. Si sigues mis escritos, notarás que escribo a todas horas del día y de la noche y es porque tengo un flujo de trabajo que lo permite.

Sin mi asistente, estaría sentado en la oscuridad, el refrigerador estaría vacío y no sabría dónde se suponía que debía estar y cuándo. Todo en mi calendario está sincronizado con ella y también está en todos los Amazon Echos de toda la casa para que pueda preguntar qué sigue en cualquier momento.

Trabajo muchas más horas en una semana que la persona promedio y actualmente escribo esto desde Scottsdale, donde estoy durante varios días de reuniones de la junta. Nada de esto sería posible sin mi asistente. Mi perro lo es todo para mí y ella la cuida muy bien cuando viajo.

El gasto de un asistente bien lo vale y le permite ser altamente efectivo en su trabajo. No puedo enfatizar su importancia y valor lo suficiente. Recibo muchas llamadas de ventas y otras interrupciones en casa y ella filtra todo eso para que pueda seguir trabajando. No tengo un asistente para más tiempo de juego, tengo uno para tener más tiempo de trabajo, porque me encanta lo que hago.

Los amigos que me conocen, saben trabajar a través de ella si quieren algo y no estoy respondiendo lo suficientemente rápido. Ella conoce a todos mis amigos, familia, drama, lo que sea, y es su trabajo mantenerme haciendo lo que mejor hago. He tenido asistentes personales continuamente durante veintiséis años y probablemente moriré con uno que todavía maneja los detalles. Se convierten en familia y estoy muy cerca de todos los que trabajaron para mí. Es una relación de trabajo muy personal, pero conmigo nunca pierde una cierta formalidad. Es como muestro respeto por su trabajo.

Son extremadamente importantes y estoy súper agradecido por todos los que he tenido. Todos son sobresalientes.

Como alguien con quien pasas mucho tiempo cara a cara, tu asistente es increíblemente importante. Al igual que cualquier otra persona en su empresa que pase mucho tiempo con usted en persona.

Aquí hay algunas características que debe buscar en su asistente:

1. Detalle Orientado . Como director general, necesita un asistente que no permita que muchas tareas o conversaciones se escapen. Él o ella deben tener su propio conjunto de habilidades para documentar conversaciones e ideas y hacerle preguntas si la prioridad no está clara.
2. De confianza . Muchos CEOs hacen que sus asistentes se comuniquen con tirones fuera del trabajo (familia, etc.). La mayoría incluso da acceso al teléfono, la bandeja de entrada y mucho más, por lo que la confianza es absolutamente clave. Si tuviera la sensación de que necesitaba despedir a su asistente y no se preocupara por la información que tienen, entonces tiene un asistente confiable.
3. Tomador de decisiones . A pesar de que el CEO toma muchas decisiones importantes, ¡el asistente también debe ser un campeón en las decisiones! Él o ella deberían poder priorizar y comprender que avanzar es una alta prioridad. Esto significa tomar decisiones a veces cuando su asistente puede no tener toda la información que preferiría.

Basta con mirar a la asistente de Barbara Corcoran, Gail Abrahamsen. Han trabajado juntos 8 años, y Gail ha sido empresario antes. Un buen asistente no espera que se les entregue una estructura ordenada para trabajar dentro, pero ayuda a crear una organización más estructurada con el CEO. Pero, eso se reduce a ambos humanos, no solo al asistente …

Y, cualquier buena relación entre un CEO no es unilateral, así que aquí hay algunas características que lo hacen más fácil para trabajar: paciente, vulnerable y humilde, y comunicativo.

¡Buena suerte! Si desea hacer crecer su marca personal para atraer a los mejores asistentes, agrégueme a Snapchat para obtener consejos diarios de marca personal. Nombre de usuario: handshakin

Las cosas cambiaron drásticamente cuando contraté a mi primer asistente. Fue una de mis primeras contrataciones que no se sintió como una necesidad absoluta, pero mirando hacia atrás, lo fue.

Estoy de acuerdo con lo que dijo Chuck: tener un asistente me permitió llenar ese tiempo con tareas mucho más importantes. Dado que el CEO a menudo debería tener el mayor rendimiento a tiempo de cualquier puesto en la empresa, liberarlo en gran medida realmente me ayudó a concentrarme en analizar y buscar oportunidades para hacer crecer la empresa, al tiempo que hacía el trabajo que solo podía ser hecho por mi mismo.

He descubierto que los mejores asistentes se enorgullecen de ser quienes usted necesita que sean . Piense en eso por un momento: tener a alguien en su empresa en el que ese sea su único papel.

No se trata solo de tener a alguien que te quite las tareas triviales que no deberías hacer tú mismo. No se trata solo de conveniencia. Se trata de tener a alguien que haga lo que sea necesario para ayudarlo a administrar la empresa de la manera más efectiva posible.

No es de extrañar que los asistentes lleguen a ser vistos como amigos cercanos o incluso familiares de las personas con las que trabajan. Cuando compartes gran parte de tu vida y lo que está pasando con alguien, es difícil no hacerlo.

Si está aportando mucho valor, incluso un aumento marginal de su productividad puede tener un impacto muy grande.

La pomposidad definitivamente no es uno de mis rasgos, y si la respuesta se presenta como tal, entonces el autor le pide humildemente que lo perdone. El autor no depende de los asistentes. Despliega delegados que mejoran su efectividad.

El término asistente (para el autor, es decir) es condescendiente. El autor comparte su carga de trabajo y colectivamente resolvemos nuestros problemas.

Perdóneme de nuevo por inferencia, pero nunca aspire a ser un asistente.

Solo pregúntale al autor: sé el “jefe” de tu imperio … es muy divertido. El autor incluso pudo comunicarse contigo.