Descubrí que la mayoría de los clientes valoran la empatía, el cuidado y la comunicación más que respuestas rápidas y genéricas, incluso en industrias competitivas donde el soporte 24/7/365 es la norma (por ejemplo, Webhosting). Asumiendo que realmente necesita soporte 24/7/365, esto es lo que haría:
- Comprenda las dificultades de los clientes: haga que una persona confiable, preferiblemente un fundador, brinde apoyo durante algún tiempo. Esto nos ayudará a garantizar que alguien que realmente entiende a los clientes esté allí para comenzar el proceso.
- Transfiera su conocimiento: una vez que esa persona tenga un buen control de los problemas que enfrentan los clientes, pida a alguien que los ayude con el apoyo.
- Crear procesos: estos serían básicamente documentos que ayudarían a su agente de soporte a saber qué hacer en los escenarios más comunes. (Por ejemplo, cuándo y cómo reembolsar a un cliente por una compra). Cada vez que se le haga una pregunta más de una vez, cree un proceso para que su personal lo siga.
- Escale su equipo de soporte: una vez que esa persona haga preguntas menores y siga más procesos, traiga a otra persona para que la ayude. Pueden comenzar fácilmente ya que tiene procesos establecidos y alguien que puede ayudarlos.
- Deje que los clientes se ayuden a sí mismos: las preguntas que se hacen mucho deben tener una entrada de preguntas frecuentes. Una buena base de conocimientos de preguntas frecuentes disminuirá sus solicitudes de soporte en un 20% – 30%
Ciertamente hay otros enfoques, como la contratación de una empresa de soporte. Sin embargo, estoy totalmente en desacuerdo con este enfoque, ya que el soporte debe ser una parte integral de la cultura de su empresa. La mayoría de las veces, la única interacción que sus clientes tienen con su empresa es con su equipo de soporte. ¡Esa es tu oportunidad de demostrarles que te importas!
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