¿Cómo convertimos proyectos en procesos de negocio?

Necesitará una gran flexibilidad en su software para transformar proyectos únicos, personalizados, manuales, en procesos comerciales repetitivos, predecibles y automatizados.

Recomiendo Flokzu , es una herramienta de flujo de trabajo en la nube que permite modelar y automatizar SUS procesos de negocio, ya sea proyectos, solo conjunto de tareas o seguimiento de clientes potenciales. Flokzu ( descargo de responsabilidad: donde trabajo ) permite modelar y automatizar SUS procesos comerciales. Es decir, puede dibujar sus flujos de trabajo utilizando BPMN (el estándar mundial), definiendo su equipo, quién realiza qué actividad, cuántas horas / días tienen para completar cada tarea, etc.

Enfatizo el lado de la flexibilidad, porque para convertir proyectos (generalmente muy ad-hoc) en procesos predefinidos, necesitará ajustar y ajustar nuevamente sus procesos de negocio (¡ sin codificación! ) Y, por supuesto, poder rastrear lo que se le ha asignado. a quien; cuánto tiempo lleva completar las tareas asignadas a cada miembro de su equipo, etc.

También es obligatorio tener un buen seguimiento del tiempo y una gestión de los plazos utilizando temporizadores. Por ejemplo, alertar a los usuarios cuando se acerca la fecha límite, o plantear una acción si se cumple la fecha límite.

Este es solo un ejemplo de un proceso de leads comerciales , que podría verse como un proyecto diferente para cada venta, o un proceso común para cada venta, modelado en la herramienta:

Espero que esto ayude !

Otras lecturas:

• El modelado de procesos fomenta equipos colaborativos
• Mejora de la gestión del tiempo con temporizadores – Flokzu
• Biblioteca de procesos gratuita y lista para usar que le permite tomar un modelo de flujo de trabajo que ha sido útil para otras compañías, adaptarlo a sus necesidades y comenzar a usarlo en minutos.

Aquí hay un posible escenario o historia para ilustrar este concepto. Su negocio asumió un riesgo enorme y calculado sobre una idea. La gerencia investigó esta idea de todas las otras ideas como las más propensas a convertirse en un generador de dinero para la empresa. Esta idea se convierte en un proyecto. Después de algunos meses, el proyecto está casi terminado. Todos están de acuerdo en que es un claro ganador. Que ha demostrado ser un nuevo centro de ganancias para la compañía, y que debería formar parte del plan operativo del negocio.

La definición de un proyecto es que es “único” y tiene una fecha de inicio y finalización definidas. La razón por la cual su idea comienza como un proyecto es porque nadie en su empresa lo ha hecho antes, de ahí la necesidad de un gerente de proyecto, que esté capacitado y tenga experiencia en tomar una idea o esfuerzo desconocido, y usar los procesos de gestión de proyectos, para domesticar los riesgos de fracaso y aumentar las posibilidades de éxito.

Cuando el proyecto alcanza el proceso “Cerrar”, su proyecto se ha graduado de “desconocido” y ahora es un proceso “conocido”. En el proceso de cierre de PMI, identifica todas las tareas necesarias para entregar sin problemas el proyecto a operaciones. Las operaciones son diferentes a los proyectos. Los gerentes aplican una mentalidad diferente para mantener las operaciones exitosas y productivas. Las operaciones funcionan en un ciclo continuo, encendido y encendido, día tras día. Usted escala la cantidad de máquinas, procesadores o empleados, en función de la implementación de su operación.

El gerente del proyecto entregará el conocimiento y el contexto del proyecto, para ser transferido junto con los entregables del proyecto. El traspaso no es solo una “descarga de cerebro” o una formalidad, sino que debe establecer criterios formales para garantizar que no se pase por alto nada. Necesita una sección transversal exhaustiva de representantes de todas las funciones comerciales durante la transferencia. Tengo algunas buenas listas de verificación de transferencia de proyectos en mi repositorio. Se puede acceder a muchos con una buena búsqueda en Google.

Una empresa tiene dos formas de lograr sus objetivos: procesos (trabajo continuo y recurrente, es decir, preparar la comida en un restaurante) y proyectos (una vez que el trabajo. Es decir, abrir un nuevo restaurante), aunque un proyecto en realidad también está compuesto de procesos.

PMBOK establece 5 grupos de procesos (prefiero verlos como procesos) que son: Iniciación, Planificación, Ejecución, Monitoreo y control, y cierre. También puede verlos como tres procesos: Preparación-Ejecución-Monitoreo y control.

La gestión de proyectos forma parte de los procesos de gestión en una empresa.

Esta es una pregunta muy amplia. En general:

• Determine quién será responsable del uso y mantenimiento de los resultados del proyecto en la estructura organizacional existente
• Discuta cómo se entregará el resultado:
  – con respecto a los conocimientos y habilidades requeridos (capacitación)
  – con respecto a la capacidad requerida (personal)
  – con respecto al momento (planificación)
• Determinar el impacto en los roles y responsabilidades en la organización y ajustarlos si es necesario
• Determine el impacto en los procesos de trabajo / procedimiento / instrucciones de trabajo y ajústelas si es necesario

En general, el proyecto se centra principalmente en crear el resultado del proyecto y entregarlo / convertirlo a la organización y los procesos existentes se descuidan / subestiman.