Quiero informatizar mi negocio familiar. ¿Cómo puedo hacerlo solo?

No sé qué tan grande es el negocio de tu padre. Si es a gran escala, puede adoptar ERP, ¡pero tenga en cuenta que los costos de implementación no son más que exorbitantes! Si es de pequeña escala, puede comenzar creando bases de datos simples utilizando Microsoft Access y “automatizando” ciertas tareas con VBA (por ejemplo, impresión de facturas).

Sin embargo, antes de saltar para cambiar o implementar algo, DEBE comprender primero el negocio. Puede comenzar respondiendo algunas de estas preguntas usted mismo:

• Modelo de negocio

• ¿Qué tan complejo es el negocio de tu padre?
• ¿Cómo es el crecimiento y la rentabilidad?

• ¿Está tratando en efectivo o en términos de crédito?
• ¿Su base de clientes está creciendo o disminuyendo?
• ¿Qué tipo de condiciones de crédito le está dando a sus clientes?
• ¿Corre riesgo de concentración cuando una gran parte de sus ingresos proviene de 1 o 2 clientes?

• ¿Quiénes son los mayores proveedores?
• ¿Cómo son sus términos de crédito?
• ¿Te enfrentarías a un riesgo de escasez si dependes demasiado de unos pocos proveedores?
• ¿Cuál es la cantidad de productos defectuosos de cada proveedor?

• ¿Lleva grandes cantidades de inventario?
• ¿Qué tan rápido es el tiempo de respuesta de su inventario?
• ¿Tiene mucho inventario sin vender que ocupa espacio de almacenamiento?
• ¿Cuál es la tasa de obsolescencia de su inventario no vendido?

• ¿Tiene el negocio demasiados activos o pasivos ilíquidos que generan problemas de flujo de efectivo?
• ¿Qué tan rápido le está pagando a sus proveedores?
• ¿Qué tan rápido le pagan sus clientes?
• ¿Tiene el negocio suficiente efectivo para amortiguar contingencias imprevisibles?
• ¿Cuánto presupuesto puede reservar la empresa para la implementación de sistemas?

• ¿Cuál es la intención eventual de su padre para el negocio: crecer, venderlo o pasárselo?

Como puede ver en las preguntas que escribí anteriormente desde el fondo de mi mente, un negocio es mucho más que sistemas. Un negocio en sí es un ecosistema de muchas funciones importantes. Cada una de las preguntas anteriores puede conducir a un tipo diferente de informe que pueda necesitar. Por ejemplo, las cantidades pendientes que le deben los clientes deben mostrar el envejecimiento y los saldos. Eso le dirá qué clientes son los mejores pagadores, lo que le dará la confianza para hacer tratos más importantes con ellos. Por otro lado, para los clientes que no pagan de manera más oportuna, es posible que desee reducir o dejar de suministrarlos hasta que paguen sus antiguas deudas.

A menos que comprenda completamente el negocio, no sabrá qué tipo de datos son significativos para alimentar a los sistemas. Es posible que el software más bonito y sofisticado que existe en realidad no satisfaga las necesidades de su negocio. Nunca permita que los sistemas dicten su negocio porque terminará con muchas redundancias que a su vez, ralentizan las cosas y confunden a todos. En su lugar, use sistemas adecuados para respaldar y facilitar su negocio. Lean es la palabra clave aquí.

Para empezar, le sugiero que camine por los terrenos y tal vez, comience a redactar algunos diagramas de flujo de procesos en su tiempo libre, revise los balances y los estados de resultados, etc. De esa manera, le ayuda a aprender sobre los negocios de su padre y, al mismo tiempo, lo ayuda para contemplar qué tipo de sistemas necesita realmente la empresa. Asumiendo que su padre contrata empleados, ¡no quiere sistemas demasiado complejos que los hagan irse!

No intentes hacerlo todo de una vez.

En primer lugar, demuestra tu valía. No puede simplemente entrar en el negocio como un jefe e intentar forzar todos los cambios que considere necesarios. Puede que tengas razón, pero no todos a bordo, especialmente el ex jefe / hombre a cargo (probablemente tu padre). Entonces, tómate tu tiempo.

Desde la perspectiva de su padre y empleado de mucho tiempo antes que usted, es difícil aceptar el hecho de que su forma de hacer negocios es obsoleta e ineficiente. Están tan acostumbrados a eso, saben que funcionó antes, por lo que no les gustaría cambiar de inmediato. El cambio es difícil. La resistencia será muy, muy fuerte.

¿Qué puedes hacer? Aprende el negocio primero. Sumérgete en ello. Conozca todos los aspectos de su negocio, incluso la tarea más operativa o servil. Renuncia a tu ego y orgullo. Intente ver las cosas desde la perspectiva de los empleados y, al hacerlo, gane su confianza. En el camino, puede intentar implementar un cambio a la vez. Pruébalo con el más simple y de menor costo. Por ejemplo, si el negocio todavía hace la factura / administración manualmente, intente hacerlo por computadora y almacénelo en Internet, para que cualquiera que lo necesite pueda acceder a él desde cualquier lugar. A veces, esta cosa simple se pasa por alto y el trabajo administrativo puede ser una molestia.

Con el tiempo, deberías poder convencer a tu padre de que hay una mejor manera de hacer algo. La digitalización y la sistematización son importantes. Pero recuerde que ha estado haciendo esto durante 20 años, por lo que el cambio no será fácil. Y trata de ver qué valor es importante para tu padre, y no te atrevas a comprometerlo con ese valor. Algunos jóvenes sucesores en negocios familiares que conozco no lo hicieron, lo que resultó en un conflicto con sus padres / familia. Por ejemplo, su padre podría valorar la confianza del cliente como algo importante para su negocio, por lo que les dio condiciones de pago flexibles. No puedes decirle a tu padre que ya no puede hacer eso. Serás percibido como una persona sabelotodo.

Entonces, en general, necesitas: (1) ser paciente; (2) prueba primero tu valía; (3) ganar su confianza; (4) ver las cosas desde su perspectiva; & (5) comience con un cambio simple.

¡Espero eso ayude!

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Comprenda los procesos manuales con gran detalle, calcule si puede mejorar el flujo de trabajo: elimine la ineficiencia, el reprocesamiento, el error, etc.

Compruebe qué mejoras puede hacer para asegurarse de que sea rentable informatizar. Tenga en cuenta el costo de hardware, software, mantenimiento, soporte y corrección de errores si alguien no sigue sus nuevos procedimientos correctamente (serán nuevos, no lo olvide, por lo que es mucho más probable que haya errores). No seas demasiado optimista. Los proyectos de TI generalmente se ejecutan en exceso en el tiempo y el presupuesto, por lo que si el caso de negocios tiene una tasa de rendimiento inferior al 50%, verifique doble y triplemente todos sus números para asegurarse de que sea realmente beneficioso. ¡Los nuevos costos de oportunidad son difíciles de cuantificar en un caso de negocios y más difíciles de realizar!

Piense detenidamente si hay algunas partes que se pueden automatizar por sí mismas, pero dentro de un marco general que se puede ampliar, por ejemplo, informatizar la información del proveedor y la información del pedido y pasarla a su sistema de contabilidad.

Debe planear que sea lento si también está involucrado en las operaciones diarias.

Esta velocidad puede causar problemas con algunos cambios de información: un proveedor puede mudarse o cambiar sus precios. Debe tener una copia “maestra” de todos los datos, una copia que se supone que es siempre correcta, y asegurarse de que todos lo sepan y asegurarse de que siempre sea correcta.

A lo largo de la vida útil de su nuevo sistema, todo cambiará, permita eso y cree flexibilidad. Por ejemplo, los aranceles de importación no son realmente fijos, los tipos impositivos cambiarán, los tipos de cambio cambiarán … Debe asegurarse de poder lidiar con nuevos cambios en estas tarifas sin causar problemas con su fecha anterior que usaba las tarifas anteriores.

No signifique que esto sea negativo, solo hay mucho que hacer y es muy difícil y complejo. Recuerde las 5 P: un montón de planificación evita el bajo rendimiento y buena suerte.

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