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Los manuales de operaciones, cuán gris y poco emocionante suena, son la herramienta esencial de cada empresa cuando se trata de comunicarse claramente con sus empleados y delinear el tipo de visión que los empleadores quieren que sus empleados se adapten, también, cuando se trata de lograr sus objetivos establecidos.
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Aquí hay algunos elementos que quizás desee incluir en su Manual de operaciones cuando planee escribir uno:
Qué incluir en su Manual de operaciones
* Incluya en el manual de operaciones la jerarquía de la organización para que cada empleado sepa quién responde a quién y quién está directamente bajo qué líder o gerente. Conocer la jerarquía de operación y la cadena de comandos contribuye en gran medida a acelerar proyectos y tareas o allanar cualquier desorden que surja porque los empleados sabrán qué aprobación y qué palabras buscar en momentos de confusión.
* Incluya la descripción del trabajo de todos los empleados clave. Esta información ayuda a respaldar la jerarquía organizacional y delimita claramente el rol y la función de los empleados individuales para evitar confusiones, superposiciones y usurpación de autoridad dentro de la organización. La mayoría de las veces, la política de la empresa y las luchas de poder hacen que una organización y las personas dentro de ella sean ineficientes e ineficaces.
* Proporcione información de contacto para que cada empleado pueda comunicarse con ellos de inmediato cuando haya emergencias o asuntos urgentes relacionados con ellos. Sin la información de contacto, esto puede ser un problema muy inconveniente e irritante, especialmente cuando la persona o el empleado que desea buscar está de vacaciones o en un permiso temporal. ¿Qué sucede si necesita toda la información documentada que involucra un determinado proyecto pero la persona a cargo está ausente durante una semana y no sabe qué archivos están en su base de datos? ¿Eso significa que tienes que esperar tanto tiempo para obtener esa información? Por supuesto que no puedes. Por eso es importante tener la información de contacto de todos.
* Documente cada proceso que tenga y póngalos en su manual de operaciones para que todos los empleados lo lean o accedan cuando lo necesiten. La documentación del proceso es aburrida, es un hecho, pero es muy importante, especialmente si desea que sus empleados mantengan el estándar y la integridad de su organización. En algunos casos extremos, conocer y seguir los procesos puede salvar miles de vidas y varios pleitos, como cuando trabaja en el sector alimentario o para una empresa de construcción en la que forman parte los riesgos abruptos.
* Incluya un procedimiento de emergencia. No sabe cuándo puede ocurrir un desastre real en su organización o en su sitio de operaciones. Tener un plan de emergencia ayuda a los empleados a actuar y reaccionar de manera medida que les ayudará a salvar sus vidas y la de sus compañeros de trabajo.
Cómo crear su manual de operaciones
* Elija una plataforma en la que pueda escribir su manual donde pueda tener una vista panorámica de cada elemento que vaya a incluir. Las herramientas de BPM como Process Street son buenas plataformas para comenzar.
* Use una plataforma donde tendrá un diseño consistente sin importar los cambios que agregue para evitar confundir a sus empleados. Cambiar de plataforma en plataforma y usar herramientas que tengan una experiencia de usuario hostil y una interfaz de usuario menos intuitiva solo servirá para desanimar a sus empleados de leer su manual.
* Escríbalo de manera que no envíe a sus empleados a dormir. El manual de operaciones no es bonito de leer, pero puede cambiarlo. Escríbalo de una manera que suscite curiosidad, use un tono amigable y, por último, no se aburra al escribir uno, porque también es lo que les sucederá a sus empleados.
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