Existen bastantes estrategias para compilar y consolidar datos de diferentes fuentes de datos. Otros coroanos pueden muy bien dar diferentes soluciones, y todos pueden ser tan válidos como los míos. Todo depende de varios factores, por ejemplo:
- ¿Está trabajando con diferentes fuentes de datos de cada departamento? Por ejemplo, ¿generan todos informes diferentes, como hojas de cálculo Excel, bases de datos de Access, Crystal Reports? ¿O son todos para asumir un escenario simple:
- Tiene total autoridad sobre cómo se crea la solución. Por ejemplo, usted tiene control sobre dónde se encuentran los archivos requeridos y en qué archivos ingresan los usuarios y guardan los datos.
- Está bastante familiarizado con Microsoft Office, especialmente con MS Excel.
- NO conoce VBA, por lo que la codificación no es una opción.
- No tiene mucho tiempo para crear una solución. Por ejemplo, suponiendo una ubicación de red común, la solución de acceso a continuación respondería a su problema muy bien y sería lo que probablemente implementaría. Sin embargo, Access tiene una curva de aprendizaje más alta que las otras aplicaciones de MS Office. Además, calculo que la solución requeriría AL MENOS varias docenas de horas hombre para completarse, y puede ser más compleja de mantener que otras soluciones.
Una solución de Access podría ser:
POSIBLE SOLUCIÓN DE ACCESO
- Cree una base de datos de Access con las tablas, formularios de ingreso de datos e informes requeridos.
- Luego dividiría la base de datos en un back-end que contiene solo las tablas y un front-end que contiene todo lo demás.
- Coloque el back-end en una ubicación de red común.
- Enlace el archivo front-end al back-end de la red.
- Entregue a cada usuario en cada departamento una copia del archivo front-end para copiar en una ubicación conveniente. Este archivo puede tener solo un formulario de entrada de datos. Nota: Si este es el caso, establezca la propiedad Display Form de la base de datos que se forma a través de las opciones.
- Los usuarios ingresarían los datos en el formulario de ingreso de datos. Access tiene un control bastante bueno sobre múltiples usuarios, especialmente si puede mantenerlo en varias docenas, aunque he visto que las bases de datos de Access con cientos de usuarios funcionan bastante bien si se modifican.
- Tendría acceso a una interfaz que tiene otros objetos, como informes basados en los datos o exportaciones (como MS Excel).
- Probablemente desee controlar el acceso a los informes finales, por lo que puede enviarlos como archivos adjuntos de correo electrónico o subirlos a un lugar como SharePoint.
- Todo este proceso puede automatizarse, como las exportaciones, o generar los correos electrónicos con los archivos adjuntos.
En lugar de una solución de Access, probablemente recomendaría una solución de Excel para la mayoría de los usuarios. Una de las desventajas de Excel es que un solo archivo no maneja a varios usuarios casi tan bien como Access, pero creo que podemos evitarlo.
SOLUCIÓN RECOMENDADA DE EXCEL
- Requerir que cada usuario ingrese los mismos datos para cada departamento respectivo. Es posible crear una solución sin este requisito, pero el tiempo de desarrollo es importante, por lo que queremos mantener las cosas lo más simples posible.
- Cree un formulario de entrada de datos que consta de una sola tabla. Esto significa que los datos se ingresan en filas divididas en columnas, cada una de las cuales representa diferentes campos, como “Nombre del cliente”, “Precio unitario”, “Fecha de venta”, etc.
- Es importante que no se permitan filas vacías.
- Uno de los campos debe ser “Nombre del departamento” (sugerencia: puede hacer que este sea un valor predeterminado usando una fórmula como: = IF (A2 = “”, “”, “Oficina de Dallas”, o use una lista desplegable [ver ” Restrinja la entrada de datos a los valores en una lista desplegable “en https://support.office.com/en-us …). Conviértalo en un campo obligatorio. Este campo le será útil para consultar los datos consolidados.
Proporcione una copia del archivo a cada ubicación. Esto no es necesario, pero le facilitaría la vida entrenar a cada usuario que, después de ingresar sus datos del mes, GUARDAR COMO el archivo en una carpeta de red común, agregando el nombre del departamento y los datos actuales al archivo nombre. De esta manera, siempre comenzarán desde un archivo limpio.
Cada mes, recupere cada uno de los archivos. En SU archivo, tiene una tabla con las mismas columnas y etiquetas. Copie los datos de cada uno de los archivos y péguelos en la tabla maestra para que contenga datos de todos los departamentos. Ahora puede crear un informe a partir de estos datos.
Una vez que haya terminado, copie el archivo maestro y cámbiele el nombre a la fecha del informe. Esto le dará una hoja maestra y un depósito de datos pasados. Si necesita crear un informe pasado, simplemente cambie el nombre de la hoja con los datos maestros, luego cambie el nombre de la hoja con el mes en cuestión al nombre original de la hoja maestra. La fuente de datos para su informe es ahora la información de ese mes. Cambia el nombre de todo cuando hayas terminado.
Nota: Supongo que no necesita ayuda para crear el informe en sí, ya que está fuera del alcance de su pregunta original.
Nota también: mi solución tiene bastantes pasos manuales. Esto puede facilitarle la vida, pero cada paso permite otra posibilidad de error. Cada uno de los pasos se puede automatizar, pero esa automatización tiene un costo de tiempo para la codificación, el control de calidad y los errores de solución de problemas.
Si alguno de mis supuestos es incorrecto, agregará más complicaciones a mi solución. Por ejemplo, si cada departamento tiene sus propios informes que sirven como su fuente de datos, deberá transformar cada uno de ellos mensualmente en una estructura común para que pueda consolidarlo.