Pregunta: ¿Cómo hacen tanto los vendedores y emprendedores con tan poco tiempo y recursos?
El diferenciador clave de las personas altamente productivas es un enfoque absoluto en las actividades que producen resultados, y luego hacer tantas de esas cosas (y solo esas cosas) como sea posible.
Los empresarios y vendedores solo reciben un pago cuando sus esfuerzos generan ingresos, no qué tan ocupados están, a cuántas reuniones asisten, cuántos correos electrónicos leen, etc. Cada actividad debe contribuir a que un cliente pague por el producto o servicio, o apoye el cierre un trato de forma directa. Para ellos, el día no comienza o termina en un momento específico, termina cuando tienen todas sus metas terminadas para el día. Siempre hay una llamada más por hacer, o algo más por hacer. Es por eso que se sienten tan frustrados cuando otras personas pierden su tiempo: en su cabeza, podrían estar haciendo dinero en lugar de lo que sea que tengan delante. Todo se pesa como un costo de oportunidad. El tiempo literalmente es dinero.
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Para tener una idea de esto, imagínese si su trabajo actual solo le paga si la actividad en la que está trabajando produjo un resultado tangible y medible: no trabajo parcial, líneas de código o páginas escritas, correos electrónicos enviados o “progreso”, pero producto terminado real que es comprado por un cliente, sin límite de cuánto dinero podría ganar. La otra cara es que si no alcanzas un umbral mínimo, te despiden. (Si eres un emprendedor, significa cerrar tu negocio). Nada enfoca tu atención como tener ese tipo de presión sobre tu cabeza día tras día.
Todos tenemos los mismos 1.440 minutos en un día. Una vez que se acaba ese minuto, se va para siempre. Hay algunas cosas que puede realizar múltiples tareas, pero en general, si pasa tiempo haciendo una cosa, no puede trabajar en otra. Esto se conoce como un costo de oportunidad. Para ser altamente productivo, debe concentrarse en las tareas que ofrecen el mayor retorno de su tiempo.
La pregunta que las personas altamente productivas tienen que hacerse constantemente es:
” ¿Es este el mejor uso de mi tiempo en este momento?”
Las oportunidades más valiosas suelen ser las que elige hacer de forma proactiva, en lugar de la lucha contra incendios reactiva. En ventas y emprendimiento, debe adelantarse a las oportunidades, anticiparse a las necesidades de sus clientes, generar demanda educando a su cliente y, lo más importante, siempre debe estar por delante de sus competidores.
Esto divide la jornada laboral en tareas que solo pueden completarse durante el horario comercial normal (como reunirse con personas cara a cara) y tareas que pueden completarse fuera del horario laboral (tareas administrativas, trabajo de preparación, investigación, informes, contratos, etc.) ) De 7 a.m. a 7 p.m., el objetivo debe ser estar cara a cara con la mayor cantidad posible de clientes, socios, proveedores, inversores, expertos de la industria y empleados, enfocándose en tareas que generen ingresos o actividades de apoyo que generen ingresos futuros.
Por supuesto, todo tipo de solicitudes y tareas no planificadas aparecen todo el día. Por lo general, son distracciones y asesinos de productividad, y las personas productivas aprenden a clasificarlos rápidamente. En general, el proceso de evaluación se ve así:
- ¿Es necesario hacer esto ?: Nunca te quedarás sin cosas que hacer (especialmente como emprendedor), así que lo que dices que no es tan importante como lo que eliges trabajar. Adopté la filosofía de Derek Siver de “si no es un diablo sí, es un no” para ayudar a enfocar mis prioridades.
- ¿Soy la única persona que puede hacerlo? Los emprendedores a menudo tienen dificultades para delegar y quieren hacer todo ellos mismos, lo que empeora las cosas para ellos. Si puede delegar efectivamente una tarea, la automatizó o la subcontrató, luego retírela de su plato.
- ¿Qué tan importante o urgente es la tarea ?: Esto determina las prioridades. Algunos elementos “urgentes” no son realmente importantes, y algunos elementos importantes no son urgentes. Pregúntate a ti mismo: ¿Necesitas hacerlo ahora o puedes trabajar en eso más tarde? ¿Cuánto dura la tarea? ¿Tarda 1 minuto en completarse? ¿Tiene que hacerse durante sus valiosos horarios comerciales (lo que significa que implica colaborar con otras personas en su zona horaria)?
Este proceso reducirá seriamente el desperdicio de tiempo de su día y hará que los elementos menos importantes pero aún necesarios sean “inactivos”. (Por ejemplo, son las 9:30 pm en el momento de escribir esto y estoy actualizando y ensayando una presentación para el cliente para mañana.
Además, aquí hay algunas otras cosas que he notado trabajando con personas altamente productivas:
- Planifican en incrementos de 10 a 15 minutos: la mayoría de las personas piensan en su día en segmentos de una hora. El problema es que el trabajo siempre se expande para adaptarse al tiempo asignado. (Ley de Parkinson – Wikipedia) Las personas altamente productivas a menudo tienen 3–4 elementos asignados a ese mismo tiempo, y son muy conscientes de cuánto tiempo llevará cada tarea. No asignan 30 minutos a algo que llevará 20 minutos, o una hora si se puede hacer en 45 minutos. Siempre maximizan esos segmentos de tiempo extra, y en el transcurso de un día o una semana se suman.
- No hay tal cosa como tiempo muerto: si una reunión se cancela o termina antes de tiempo, muchas personas aprovechan la oportunidad para pasear por la oficina y cotillear. Si bien la creación de redes es importante y todos necesitan un descanso, en realidad puede hacer mucho en el mismo tiempo que lo prepara para el éxito en el futuro. Eso podría ser tomar algunas notas, abordar pequeñas tareas, hacer una llamada rápida, colaborar con un compañero de trabajo, etc. También maximizan los tiempos de viaje en el automóvil, en el tren o en un vuelo.
- Planean en torno a su energía: conocer su estilo de trabajo y sus niveles de energía son clave. Las personas altamente productivas saben cuándo sus niveles de energía y creatividad son más altos y más bajos y cuándo deben trabajar en ciertas cosas. Si su energía “golpea la pared” a las 2–3pm, ese no es el momento para programar una sesión de lluvia de ideas o trabajar en un problema difícil que requiere creatividad y concentración. Del mismo modo, trabajar en una tarea de rutina cuando estás en el pico de energía es una oportunidad desperdiciada.
- Experimentan constantemente: hay cientos de sistemas de productividad, herramientas y trucos disponibles y, en su mayor parte, todos funcionan, simplemente no todos funcionan para todos. Las personas altamente productivas preguntan constantemente a sus colegas cómo planean y organizan su día, y siempre intentan un “ajuste” para ver si descubren algo que funciona, incluso si es una mejora del 1%. Modifican e implementan lo que funciona y reemplazan o arrojan lo que no funciona.
- Construyen y “acumulan” hábitos productivos: somos la suma de nuestros hábitos y elecciones. Ya sea que estemos conscientes de ello o no, todos construimos rutinas en nuestro día: el orden en que hacemos las cosas por la mañana, lo que hacemos cuando llegamos a la oficina, lo que hacemos cuando llegamos a casa del trabajo, etc. Buenos hábitos son esenciales, pero son aún más poderosos cuando alimentan otros hábitos buenos y productivos. Las personas altamente productivas acumulan hábitos que trabajan juntos para multiplicar su efecto. Levantarse temprano le da un salto en su día, pero tiene más impacto si pasa el tiempo alimentando y energizando su cuerpo. Los entrenamientos diarios y la nutrición adecuada crean energía y resistencia. Tener una rutina matutina sólida lo levanta y se mueve automáticamente, lo que ahorra tiempo. Estar organizado elimina la pérdida de tiempo buscando cosas. Tener una rutina nocturna evita el sumidero de la productividad de “volver a casa y encender la televisión” en el que se encuentran tantas personas. La forma en que pasa las últimas 4 horas de su día es tan importante como la forma en que pasa los primeros 12. Estos pequeños esfuerzos se suman a grandes ganancias al final del día.
- El plan al día siguiente antes de salir de la oficina: la mayoría de las personas llegan a la oficina, deambulan durante una hora y toman su segunda taza de café antes de darse cuenta de qué van a trabajar ese día. Las personas altamente productivas ya saben lo que deben hacer porque planean el día siguiente antes de salir de la oficina. Esto comienza con la definición del MIT (tarea más importante) para el día, el que genera ingresos.
Cuanto más pueda concentrar su tiempo y esfuerzos directamente en las actividades que lo llevan a objetivos tangibles y específicos, y eliminar las tareas que no lo hacen (o perder el tiempo), más productivo y exitoso será.
Espero que esto haya sido útil.
