No hay un punto de inflexión en términos de delegar la administración del correo electrónico a los asistentes. Hay formas de evitar eso para los CEOs corporativos de empresas que nunca cambian a la delegación de correo electrónico simplemente porque han implementado su proceso desde el principio :
- Mantener su correo electrónico principal oculto al público
- Asignación de otros gerentes que puedan manejar tipos específicos de problemas.
- Utilizando reenviadores de correo electrónico a grupos específicos basados en etiquetas, categorías, palabras clave
- Uso de diferentes medios de comunicación utilizados por otros: sistemas de gestión de proyectos, rastreadores de errores, correos electrónicos de la comunidad / equipo
He trabajado con más de 400 CEOs como proveedor de servicios, consultor o mentor. Algunos CEOs de nivel empresarial nunca descargaron su gestión de correo electrónico a los asistentes de negocios. Otros han utilizado el poder de la asistencia por correo electrónico mientras ejecutaban una startup sólida de 10 personas.
Personalmente, uso mi correo electrónico como primer punto de contacto . Distribuyo boletines por correo electrónico, informes de mi equipo, comentarios en nuestro sistema de gestión de proyectos, informes de errores y debates con más de 100 clientes con los que ocasionalmente interactúo. El 50% de mi correo electrónico es informativo y tengo que desplazarlo diariamente para mantenerme al día con los proyectos. El otro 50% requiere mi respuesta directa y la descarga de correo electrónico no mejoraría nuestro flujo de trabajo.
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Se trata de varias consideraciones diferentes:
- ¿Qué porcentaje de su correo electrónico entrante directamente a su cuenta personal necesita asistencia adicional ?
- ¿Cuántos gerentes internos pueden manejar una parte de los correos electrónicos entrantes?
- ¿Qué otros medios de comunicación están disponibles o podrían introducirse para reducir los cientos o más correos electrónicos diarios?
- ¿Qué parte de los correos electrónicos se pueden reenviar con filtros o tratar con respuestas automáticas?
- ¿Hay alguien realmente confiable en su empresa o en su círculo íntimo a quien se pueda confiar su correo electrónico?
- ¿Cuánto tiempo se puede ahorrar en total con la delegación de correo electrónico (dado el adicional de ida y vuelta con su asistente y aún manejando muchas respuestas usted mismo)?
- ¿Necesito ser el primer punto de contacto durante emergencias , durante el fin de semana o por la noche? De hecho, esto puede justificar a un asistente, aunque una empresa confiable debe tener varios puntos de contacto que puedan manejar casos comerciales críticos, especialmente si un CEO a menudo está lejos en conferencias, reuniones de inversores y otros eventos fuera de línea.
Cubrí el proceso de examinar y contratar a un asistente de negocios en Entrepreneur y discutí algunos de los desafíos que los dueños de negocios deben tener en cuenta y planificar cuando busquen su primera contratación. La administración del correo electrónico es sin duda una de las actividades posibles, aunque hay muchas tareas diarias que los empresarios a menudo no cuentan mientras pasan mucho tiempo semanalmente.
Como regla general, si su correo electrónico está desordenado, descubra cuál es la mejor manera de limpiarlo , organizarlo con reenviadores y correos electrónicos grupales, y descargar la comunicación a otras fuentes. Considere crear un correo electrónico único para su círculo íntimo que pueda convertirse en su contacto principal y descargue la cuenta de correo electrónico anterior a un asistente o una parte confiada en su equipo.
Si la inversión en un asistente le permite ahorrar entre 7 y 10 horas semanales dedicadas a otras actividades comerciales después de la limpieza, hágalo y maximice el potencial de crecimiento de su startup.
