Cómo evitar fraudes en empresas

Confía pero verifica: Rodéate de personas confiables; hacer negocios con personas de confianza; y periódicamente verifique que sean honestos.

He trabajado para instituciones financieras medianas durante toda mi vida adulta, y más del 99% de las personas que he conocido son honestos. Sin embargo, siempre hemos auditado todos los elementos de la organización al menos una vez al año. Las áreas sensibles fueron inspeccionadas con mayor frecuencia.

Las auditorías no son solo sobre fraude y deshonestidad, por supuesto; También se realizan para descubrir errores y malas interpretaciones de la regulación, la política o los PCGA. Los gerentes no deberían esperar a que los auditores también validen y verifiquen. Es responsabilidad del supervisor verificar de vez en cuando incluso el proceso más rutinario de la organización.

Tenga buenas políticas, revise los informes de actividad y rote las tareas: existen medidas prohibitivas que deben implementarse en las empresas. La mayoría de las personas nunca robarían su automóvil, pero eso no significa que deje su automóvil desbloqueado y sus llaves en el encendido. La doble custodia es un buen ejemplo. En un banco, cada vez que se abre una bóveda, un cajero automático o un depósito nocturno, hay dos personas presentes.

Los sistemas informáticos necesitan buenos conjuntos de privilegios y alguien para administrarlos. Estas reglas aseguran que solo ciertas personas pueden realizar algunas tareas, y otro personal aprueba o valida ese trabajo. Dependiendo de la naturaleza del trabajo de la empresa, alguien debe revisar los informes que muestran actividad inusual. Además, las funciones de trabajo deben rotarse periódicamente entre los diferentes miembros del personal.

Uno de los raros actos deshonestos que he presenciado en el lugar de trabajo estuvo encubierto durante meses porque todo el correo de la compañía fue abierto y distribuido por la misma persona cada día. La persona que hizo este trabajo, también estaba preparando grandes cantidades de dinero entre nuestra institución financiera y otra. Ella buscó en el correo los avisos del otro banco para asegurarse de que no la atraparan. Ella era buena en eso, pero no genial. Se resfrió y se quedó en casa del trabajo un día, y fue entonces cuando la atraparon. La compañía inmediatamente comenzó a rotar las tareas después de esa debacle.