Prepare a los asistentes con anticipación.
Los asistentes son los que propondrán las ideas, y son la razón del hackatón en primer lugar. Si el evento es exitoso, los asistentes regresarán el próximo año y traerán más de sus amigos. Los patrocinadores también son algo en lo que pensar: los patrocinadores generarán expectación sobre el evento y, si tiene éxito, regresarán para un evento mejor y más grande el próximo año.
Las reuniones con posibles asistentes son importantes antes del evento, según varias personas con las que TechRepublic habló que han organizado hackatones en el pasado. Es una forma de encontrar personas que no están inmediatamente en su red. Conéctese a través de las redes sociales o herramientas específicas de organización en línea y promocione el evento. De esta manera, los participantes pueden forjar relaciones y generar ideas antes del evento. Además, entusiasma a todos.
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“Las personas con habilidades tecnológicas en particular tienen una gran demanda, por lo que es importante comunicarse con ellos. Si necesita científicos, concéntrese en ellos. Los encuentros son una excelente manera de correr la voz”, dijo Kraft. “Puede ser realmente útil cultivar algunos proyectos sólidos con anticipación. Eso generalmente se reduce a tener buenos líderes de proyectos con ideas enfocadas”.
Cultive la asistencia con miembros específicos de la comunidad de interés para su evento, dijo Robin Kraft, quien organiza EcoHack, un hackathon internacional para que las personas presenten planes innovadores para mejorar el medio ambiente. Primero, es muy útil obtener información sobre las habilidades de los asistentes. Puede usar plataformas como Eventbrite para configurar encuestas simples para comprender mejor lo que cada asistente tendrá para ofrecer. Kraft dijo que hay plataformas más sofisticadas como SparkBoard.com para ayudar a los asistentes a descubrir las habilidades, proyectos e intereses de los demás. “Descubrir habilidades y proyectos puede ser difícil”, dijo Kraft. Al permitir que los asistentes se conozcan de antemano, es más fácil establecer metas y comprender lo que saldrá del evento.
Un error común es pensar que todos los que se inscriben para asistir aparecerán realmente. Kraft dijo que generalmente planea el 60% del número de suscripciones. Todavía ordena demasiada comida, pero es mejor que no tener suficiente. Y el tamaño no importa, siempre que tenga algunos equipos juntos que trabajen en proyectos enfocados. “Definitivamente soy culpable de tratar de atraer a una gran multitud, pero la dedicación y el entusiasmo cuentan para más que la cantidad de cuerpos cálidos en la habitación”, dijo Kraft.
2. Establecer objetivos
Una de las cosas más importantes que debes resolver antes de comenzar son los objetivos del hackathon. Antes de comenzar, asegúrese de que un hackathon sea la vía correcta para abordar los problemas y proponer las mejores innovaciones. Si ese es el caso, establecer objetivos claros lo ayudará a elegir patrocinadores al principio, ayudará a los organizadores a mantenerse en el camino durante todo el proceso de planificación y ayudará a los participantes a enfocar sus esfuerzos para asegurarse de que están trabajando en algo impactante.
“Si la gente va a renunciar a un día o un par de días para trabajar en algo, debe ser por una razón convincente”, dijo la fundadora de Food + Tech Connect, Danielle Gould, quien ha organizado múltiples hackatones relacionados con la industria alimentaria. “También es importante asegurarse de que sus objetivos se alineen con los asistentes”.
Por ejemplo, dijo Gould, los hackatones Food + Tech Connect originalmente tenían como objetivo lograr que más personas desarrollaran nuevas empresas de alimentos, pero los organizadores se dieron cuenta rápidamente de que los hackatones no son el mejor medio para impulsar las empresas de alimentos. Muchos participantes asisten simplemente porque quieren construir cosas geniales que realmente resuelvan problemas. Quieren aprender sobre la tecnología y la red con otras personas en la industria. Es raro que los equipos quieran comenzar una empresa con extraños. Entonces, en cambio, Gould y su equipo decidieron concentrarse en reunir a los mejores y más brillantes para democratizar la investigación y el desarrollo de la industria alimentaria, alentando a las personas a abrir sus piratas informáticos para que otros puedan aprender y construir sobre los prototipos.
3. Tener reglas claras
Esta regla se une a las dos primeras. Cuando los participantes se registren para el evento, asegúrese de obtener inmediatamente una copia de las reglas. Déselos por adelantado para que no haya duda de que todos los entienden. Si hay cambios, asegúrese de enviar notificaciones. Las reglas incluyen la misión, el tiempo asignado, los límites del software o hardware que se está creando y las fuentes / datos que los participantes pueden usar para crear su producto.
Mientras esté en el evento, asegúrese de establecer las reglas en voz alta antes de que comience.
“Debe asegurarse de comunicar claramente los criterios de evaluación y cualquier regla al comienzo del evento”, dijo Gould. De lo contrario, puede haber confusión y frustración entre patrocinadores, jueces y participantes.
4. El poder y la conectividad son críticos
Necesita una conexión Wi-Fi perfecta. Esto puede hacer o deshacer su evento. Se necesita más potencia de la que crees para organizar un hackathon, incluso si solo hay 50 computadoras portátiles en la sala. Según el Manifiesto de Hack Day, que tiene todo tipo de consejos para organizar un hackathon, necesitará al menos 1.5 tomas de corriente para cada asiento. Eso es un mínimo, ya que muchos participantes traerán dos o más dispositivos.
Los participantes trabajan en EcoHack NYC 2014.
Imagen: EcoHack
Algunos otros consejos para potencia y conectividad:
- Asegúrese de que Wi-Fi sea de fácil acceso para todos los asistentes (entregue tarjetas y / o coloque carteles con los detalles de Wi-Fi)
- Asegúrese de que el Wi-Fi esté bien protegido.
- Asegúrese de tener una opción de respaldo de Internet si se apaga el Wi-Fi (Ethernet, puntos de acceso Mi-Fi, etc.)
- Asegúrese de que los proveedores de servicios sepan que habrá muchos dispositivos en el rango de IP y un mayor número de conexiones en la red.
- Asegúrese de tener cables de repuesto y unidades USB disponibles.
- Si se trata de un hackathon de hardware, permita una potencia adicional
Además, asegúrese de que haya seguridad física en el evento. Con los hackathons viene una gran cantidad de equipos caros: computadoras, computadoras portátiles, tabletas, teléfonos, enrutadores y más. Desea que las personas sepan que hay lugares seguros para almacenar sus pertenencias, especialmente sus valiosos dispositivos.
5. Tener resultados realistas
Algunas ideas geniales surgen de los hackatones, y pueden afectar profundamente el área en la que se centran, ya sea la sostenibilidad, las mujeres en tecnología, alimentos, atención médica o entretenimiento. Sin embargo, tener expectativas poco realistas sobre el hackathon, esperando que el resultado final sea la próxima compañía de mil millones de dólares comprada por Google, será su caída. Tenga en cuenta que esto es para generar ideas, establecer contactos y comprender más sobre la industria y el tema que abordan los participantes.
Hágase preguntas como estas:
- ¿Queremos elegir ganadores? No todos los hackatones necesitan un ganador y un perdedor definitivos. Por ejemplo, EcoHack nunca ha tenido premios o jueces, porque es simplemente generar ideas y comenzar un movimiento. Algunas personas dicen que es mejor que los hackatones sean de una noche, en lugar de tener demasiadas expectativas sobre lo que puede venir de ellos.
- ¿A quién necesitamos juzgar? Si desea elegir un ganador, asegúrese de tener un panel de jueces justo, que consista en una amplia gama de experiencia, opiniones y conocimientos sobre la industria a la que se dirige. Los jueces no deben ser los principales organizadores del evento.
- ¿Cuáles son los premios? Si hay ganadores, asegúrese de que no se trata del premio en dinero. Si haces eso, la gente asistirá al día de pago en lugar de la innovación y la diversión del evento. ¿Le está dando a todos un premio o incentivo por asistir, o es un lanzamiento / producto ganador un premio suficiente?
Dicho esto, haga que valga la pena para los desarrolladores también. No quieres un montón de ideas que nunca se ponen en práctica. Ofrezca oportunidades de reunión y eventos de networking luego para mantener vivas las innovaciones. Brinde a los participantes acceso a los datos que necesitan para avanzar con sus planes. No desea que su evento se pierda en la confusión de hackatones y conferencias tecnológicas. Hacer que cuente.
6. No olvides las cosas simples
Algunas de las cosas más fáciles de olvidar son a menudo las más simples. Por ejemplo: comida, bebidas y lugares para dormir si el hackatón dura más de un día. Tenga un lugar tranquilo y oscuro para descansar si el evento dura toda la noche y, si es posible, lugares para duchas. Asegúrese de que el lugar sea fácil de encontrar para personas que no estén en el exterior y sea accesible para personas con discapacidades. Una buena ubicación, fecha y agenda son cosas importantes que lo preparan para un gran evento, y deberían ser las primeras cosas que debe concretar.
Organice el desayuno, el almuerzo y la cena, y tenga bocadillos disponibles durante todo el evento. Tenga opciones saludables y de comida chatarra. Al contrario de los estereotipos a lo largo de la historia de los hackatones, no todos quieren comer papas fritas y Pop-Tarts toda la noche. El café y cualquier otra bebida con cafeína también son clave para algunos asistentes, especialmente los noctámbulos que hacen su mejor trabajo a altas horas de la noche.
“Asegúrese de tener una conexión Wi-Fi increíble y mucha comida y café”, dijo Gould. “La gente no puede hackear a menos que haya Wi-Fi y estarán de mal humor si no hay café”.