Sea amable, respetuoso y ofrezca alternativas que pueda proporcionar, pero sea firme y nunca sea negativo sobre la compañía, el producto o las personas que representa.
Sé amable: si eres sincero con tus tópicos se nota. Ofrecer un toque personal de su queja también es una cortesía. Demuestro que lees sus quejas y simpatizas con su situación, incluso si no hay nada que puedas hacer por ellas debido a las reglas y regulaciones.
Sea respetuoso: nunca trate ninguna queja como una pérdida de tiempo o falsa, incluso si realmente lo es y lo sabe.
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Ofrezca alternativas: si no puede darles la respuesta que realmente quieren escuchar, haga lo que pueda para ofrecer algo más, o algo tan similar como pueda dentro de sus restricciones. Aún mejor, ofrezca más de una alternativa, si esas alternativas están disponibles.
Y este es el problema: NUNCA denigres a las personas o productos que representas. Si parece no respetar las cosas que representa, sus clientes y clientes tampoco lo respetarán. Esto es casi más importante que cualquier otra parte de esta respuesta. Cuando tiene una vista negativa, sus clientes lo verán negativamente. En ese momento, no importa cuán amables, corteses o correctas sean sus respuestas, pensarán mal de usted, su empresa y su gente. Es la naturaleza humana.