¿Cómo puede ser útil el procesamiento de documentos para simplificar los documentos para un mejor proceso comercial?

El procesamiento de documentos [1] puede ser muy útil para simplificar los documentos para un mejor proceso comercial. Eche un vistazo a las siguientes ventajas:

1.Mejorando un proceso

La mayoría de las empresas utilizan procesos comerciales repetibles para realizar el trabajo. Las personas a menudo minimizan la escritura de los pasos de un proceso y confían en su “memoria” o “conjeturas” para realizar las tareas. Esta es a menudo la receta para el desastre. Es muy poco probable que realice mejoras en el proceso si desconoce:

• Qué procesos de negocio están teniendo lugar
• Cuál es el papel de cada paso en un proceso
• Cuál es el papel de sus compañeros de trabajo en el ciclo del proceso
• Cómo el proceso impacta el resultado final general del negocio

Para saber qué hacer, debe saber por dónde empezar.

La documentación del proceso, por lo tanto, proporciona la vista de águila a un proceso y ayuda a las empresas a descubrir nuevas estrategias y tácticas para crear eficiencias en el lugar de trabajo.

2. Úselo como material de capacitación

La documentación del proceso también actúa como una guía de capacitación esencial para los nuevos empleados. La documentación actúa como un ” programa de estudios ” para los nuevos empleados y los pone al día con sus nuevos roles. Esto ahorra una cantidad significativa de tiempo para los gerentes que de lo contrario tendrían que explicar los procesos detallados a los nuevos empleados. Acelera la curva de aprendizaje de manera exponencial y proporciona todos los recursos necesarios para comprender el flujo de trabajo en un solo lugar. Les ayuda a comprender su papel y cómo encaja en la organización general.

3. Reducir la ambigüedad operacional

Otra razón clave para documentar los procesos es eliminar cualquier tipo de ambigüedad de rol y responsabilidad en el lugar de trabajo. Los documentos de los procesos comerciales establecen claramente:

• Tareas requeridas para completar un proceso
• Roles y responsabilidades individuales
• La persona asignada para hacer la tarea.
• Cómo realizar la tarea.

Esta metodología documentada reduce mucha confusión en el lugar de trabajo. Cualquiera puede acceder al documento de proceso en cualquier momento, ya que actúa como un depósito central de conocimiento e información para toda la organización. Este tipo de transparencia evita que se genere cualquier tipo de tensión dentro de los equipos

4. Preserve el conocimiento clave

Un beneficio a menudo pasado por alto de la documentación del proceso es su capacidad para preservar información y conocimiento vitales. Al tomar nota de cada paso, todos en el equipo saben cómo se lleva a cabo un proceso en particular. Entonces, cuando un “alto perfil” o un empleado crítico se va, él / ella no se lleva el conocimiento del proceso con ellos.

5. Análisis

La documentación del proceso facilita a los equipos de administración analizar y comparar versiones anteriores de un proceso con versiones nuevas y calcular la eficiencia, reducir costos y analizar otras métricas importantes. Ayuda a la gerencia a determinar si sus esfuerzos están cosechando los resultados que esperaban o si deberían intentar un enfoque diferente.

Los aprendizajes de la documentación del proceso también se pueden replicar a otros procesos, lo que puede ahorrar mucho tiempo y dinero.

Notas al pie

[1] ¿La guía definitiva para la documentación del proceso? (Plantilla gratis)

El negocio es una estructura compleja que se compone de múltiples estructuras funcionales. Cada función está relacionada con diferentes procesos y documentos, que son esenciales. Los documentos en forma de facturas, contratos legales, propuestas, registros de transacciones y otros son de alta prioridad y requieren un procesamiento adecuado.

El procesamiento de estos documentos resulta eficiente para obtener mejores resultados. Aquí es cómo:

No más información fuera de lugar: los procesos de documentos recopilan la información dispersa y la colocan en una ubicación segura, por lo que hace que el negocio sea más eficiente y reduce las posibilidades de errores.

Elimine la duplicación de datos : los archivos guardados en una ubicación segura lo hacen accesible para todos y mantienen el flujo de trabajo digital, eliminando la duplicación de datos.

Mayor seguridad : el procesamiento de datos elimina la amenaza de violación de datos, ya que ayuda a almacenar, catalogar y hacer copias de seguridad y redistribuye la información digitalmente en lugar del inseguro sistema de almacenamiento de papel.

Aunque es difícil procesar datos y nombrar un equipo para manejar la documentación comercial es un asunto costoso. Además de todo esto, requiere mucha diligencia y rapidez. El número excesivo de archivos entrantes empeora el asunto y lleva mucho tiempo.

Esto se puede gestionar fácilmente haciendo uso de los servicios en línea, pero este no es el adecuado para manejar los documentos de toda la organización. Por lo tanto, la subcontratación es la forma más eficiente de manejar y racionalizar todo el proceso de manejo de documentos.

Si está buscando una solución integral para servicios de procesamiento de datos eficientes, Cogneesol es la opción ideal.

Gestión de documentos para pequeñas empresas.

(Publicación completa, publicada originalmente el 16 de julio de 2015 en el blog de Flokzu)

Aquí se cubrirá la gestión de documentos bajo el paradigma BPM y cómo aumentar su eficiencia.

Por documentos queremos decir:
• Documentos físicos (papeles)
• Archivos, como MS Word, MS Excel, PDF, etc.
• Correos

Está claro entonces que el documento puede ser físico o digital. En cualquier organización, los documentos se pasan de una persona a otra para completar una determinada tarea. Llamamos a esto un “proceso documental” o un proceso basado en documentos. Las instancias de este tipo de procesos incluyen uno o varios documentos.

Una instancia de proceso puede contener:

• Formularios electrónicos con campos relevantes para ese proceso.
• Referencias a documentos físicos, que se envían junto con la instancia del proceso (y no deben perderse)
• Archivos adjuntos (MS Word, MS Excel, PDF)
• Correos que son relevantes para el análisis de la instancia del proceso.
• Alertas o plazos de estos documentos.
• Imágenes (JPG, GIF), archivos escaneados (TIFF, PDF)
• Etc.

Ejemplo: proceso de ventas

Podemos imaginar que el proceso de ventas descrito en una publicación anterior podría incluir los siguientes documentos:

• Formularios con campos como:
  Cliente
  Artículos listados
  Cantidad
• Referencias a documentos físicos:
  Especificaciones impresas del cliente
• Adjuntos (MS Word, MS Excel, PDF):
  Hoja de costos
  Diferentes versiones de la propuesta comercial.
  Propuesta final enviada al cliente
• Correos que son relevantes para el análisis de la instancia de proceso:
  Preguntas hechas por el cliente
  Aceptación de la propuesta por parte del cliente.
• Alertas o plazos:
  Recordatorios para actualizar el proceso cada 7 días.
• Imágenes (JPG, GIF), archivos escaneados (TIFF, PDF):
  Imágenes del producto

Metadatos

De todos los elementos anteriores, los más importantes e interesantes desde el punto de vista de la gestión de documentos son formularios electrónicos que contienen campos relevantes para esa instancia de proceso. Lo interesante es que cada proceso tendrá campos específicos que son relevantes para ese proceso (y no para otros). Continuando con el ejemplo, el campo “cantidad” es relevante para un proceso de ventas pero no para un proceso de Recursos Humanos.

Estos campos contienen datos que describen la instancia del proceso. El campo “cliente” identifica para quién es esa instancia de proceso. Dado que estos datos describen otros datos de la instancia del proceso, los llamamos “metadatos”.

Una suite BPM debe permitir flexibilidad en la definición de metadatos. Además, dado que estos metadatos cambian, se agregan y eliminan, es esencial administrarlos de manera simple y rápida.

Búsquedas en metadatos

Una vez que los metadatos están bien definidos, es esencial aumentar la precisión de las búsquedas. En nuestro ejemplo, si queremos encontrar todas las ventas realizadas al cliente “XYZ”, podríamos realizar una búsqueda mucho más precisa, definiendo:

• Buscar dentro del proceso: “Ventas”
• Búsqueda por campo: “Cliente”
• Búsqueda por palabra: “XYZ”

Esto será mucho más preciso que buscar “XYZ” en toda la base de datos que devuelve no solo el proceso de “Ventas” sino todos los procesos que incluyen al cliente “XYZ”. Las potentes herramientas de búsqueda nos ayudan a encontrar documentos rápidamente cuando los necesitamos. En cualquier organización, y más aún en una pequeña empresa, el conocimiento es uno de los activos principales (si no el principal). Haberlo dispersado en correos electrónicos y archivos de PC es una gran debilidad que no debe pasarse por alto.

Conclusión

En una pequeña empresa hay procesos que a menudo involucran documentos. Es crucial aumentar la eficiencia organizacional y maximizar la calidad del servicio brindado a los clientes para administrar todos estos documentos asociados con cada proceso. La administración adecuada de documentos nos permite realizar búsquedas y administrar de manera óptima el conocimiento dentro de la organización, que es probablemente su mayor activo. Pruebe Flokzu y gestione sus documentos de manera eficiente.

Con un sólido sistema de gestión de documentos, puede ahorrar en:

1. costo de almacenar documentos en una ubicación premium de su oficina
2. molestia en el mantenimiento de los documentos
3. tiempo y esfuerzos necesarios para recuperar documentos en caso de necesidad

Con un servicio profesional de gestión de documentos, puede tener una copia digital disponible de todos sus documentos y una copia física se puede recuperar con un aviso de 24 horas.

Espero que esto ayude

Devna Maheshwari